Numar – bruksanvisning per användartyp

Numar är ett enda system där försäljning, kunduppdrag, timmar, fakturering, bokföring och finansiering använder samma kunder och samma siffror. Välj din egen roll nedan och läs bara det avsnittet.

IT-konsult · Leverantör (gemensamt projekt) · Säljare · Finansieringsrådgivare och start-up · Offentlig finansiering · Företagare och bokförare · Kund (beställare) · Huvudanvändare · Vad är klart

Börja här

I menyn till vänster finns områdena under varandra, och vyerna i det öppna området visas under det. Namnet på det öppna området (▾) fäller ihop och fäller ut dess vyer när du är i områdets första vy; från andra ställen i området tar det dig först till den första vyn. En grupprubrik (t.ex. OFFENTLIG FINANSIERING) fäller ihop och fäller ut gruppens vyer, och valet sparas i den här webbläsaren. « Fäll ihop menyn (längst ner i menyn) lämnar bara ikonerna synliga; menyn öppnas när du för musen över den. På telefonen öppnas menyn med knappen ☰.

I menyn har varje område minst två vyer, och vyerna är grupperade under rubriker (Finansiering, Administration). Om du bara skulle ha en vy i ett område och den också finns i ett annat område, utelämnas området ur menyn (till exempel finns revisorns Försäljningsfakturor under Bokföring). Företagsuppgifter öppnas för alla också med knappen ⚙ i övre fältet bredvid företagets namn.

Ägare och huvudanvändare: Ägare är organisationens ägare (märket "Ägare" i övre fältet): hen ser och hanterar alla organisationens företag och användare. Som roll i ett företag ger Huvudanvändare (tidigare kallad Ägare) alla rättigheter i det företaget, också hantering av användare.

• Startsida → I dag är en instrumentpanel: dagens kalender, dina egna uppgifter (✓ kvitterar, översta raden lägger till en ny för i dag), väntande ärenden, nya kontakter (visitkort och LinkedIn), viktiga siffror (öppnar sin egen plats, t.ex. Pengar på banken → Bank) och rapporterna på din egen instrumentpanel. ⚙ Redigera väljer vilka rutor som visas och i vilken ordning (sparas i den här webbläsaren). 🗺 Numars delar visar alla delar som du kan använda.
• Pengarutorna (I dag): Skyldigheter visar deklarationer och betalningar som förfaller inom 14 dagar eller är försenade (momsdeklaration, sammandragsdeklaration över EU-försäljning, lönernas anmälningar till Inkomstregistret och skattebetalning, nettolöner, bokslut, PRH och andra lagstadgade tidsfrister), i rött "N d försenad", annars "N d kvar"; raden öppnar platsen där ärendet sköts. Lamporna högst upp visar läget för räkenskapsperioden, den senaste momsdeklarationen, lönekörningen och kontoutdraget (grönt / gult / rött). Ärenden som Numar inte själv ser att har gjorts (anmälningar till Inkomstregistret, arbetsgivarens separata anmälan, betalning av förskottsinnehållningar, skattedeklaration, bolagsstämma, deklarationer och betalningar i Storbritannien) kvitteras med radens knapp ✓ Deklarerad, ✓ Betald eller ✓ Hållen: raden förblir röd så länge den inte har kvitterats, en kvitterad rad visas med ✓ till slutet av dagen (Ångra markering ångrar den) och försvinner följande dag. Kvittera kan en person med lönerättighet (lönerader) eller med rätt att bokföra i bokföringen (övriga). "Kontrollera själv" visas om du inte har rätt att kvittera. Kassaläge delar upp öppna kundfordringar och leverantörsskulder efter ålder (under 7 d, 7–30 d, över 30 d) enligt samma regler som Reskontrorna; en siffra öppnar fakturalistan färdigt filtrerad. Bankkonton visar varje kontos saldo enligt det senaste kontoutdraget (och bokföringens saldo om det avviker) och varnar om kontoutdraget är över 3 dagar gammalt; Avvikelser listar det som ska rättas (obehandlade banktransaktioner, olästa kvitton, dubbletter, fakturor utan granskare…). Resultatuppföljning jämför den här månaden och räkenskapsperioden hittills med samma period föregående år och ritar 12 månaders omsättning och rörelseresultat (ljus stapel och streckad linje = föregående år; en exceptionellt stor månad kapas och dess värde skrivs ovanför stapeln). Rutorna visas bara om du har rätt att se deras siffror.
• Sök (⌘K / Ctrl+K) i övre fältet hittar personer, företag, investerare, försäljnings- och inköpsfakturor, försäljningsaffärer, kort på tavlorna och dina egna uppgifter samt vilken vy som helst. Skriv ett namn, FO-nummer, en stad, ett fakturanummer eller en leverantör, till exempel "mikko", "telia" eller "1042". Alla ord måste hittas, ordningen spelar ingen roll. Vyerna visas genast, uppgifterna under dem i grupper; Enter eller ett klick öppnar träffen. Sökningen visar bara uppgifter från det öppna företaget och bara det som du annars också får öppna.
• Fråga Numar (nedre högra hörnet) svarar på frågor om ditt företags egna siffror och om hur Numar används, med dina egna rättigheter. Den ändrar ingenting. Den fungerar också som analytiker: fråga till exempel Varför ändrades resultatet förra månaden?, Vilka kostnader ökade mest i år?, Hur länge räcker kassan? eller Finns det något att rätta i bokföringen?. Numar jämför perioder konto för konto, berättar var förändringen kommer ifrån, ifrågasätter en exceptionell siffra eller prognos, berättar om kvalitetsproblem i bokföringen (försenade skyldigheter, skillnader mellan bank och bokföring, skillnader i reskontran, gamla öppna fakturor) och föreslår 1–3 nästa steg. En länk i svaret, till exempel Verifikat 14, öppnar verifikatet, fakturan eller kortet i fråga direkt (bara om du annars också får öppna det).
• Språk (SV ▾ i övre fältet) byter språk i hela Numar: Suomi, Svenska eller English. Valet sparas på ditt konto, också i telefonappen (⚙ Inställningar → Språk). Länken Hjälp öppnar den här bruksanvisningen på det språk du använder (på finska ohje.html, på engelska guide-en.html), och Fråga Numar svarar på samma språk. Sidorna som dina kunder ser (offert, webbformulär, tidsbokning, kundtjänst, projektsida) och offertens PDF är på kundens språk: offerten enligt kundens språkinställning, de övriga enligt webbläsarens språk (lägg till ?lang=sv eller ?lang=en i länken).
• Utseende i övre fältet byter färger: Klassisk, Kväll, Gnista, Hav, Sol, Skog, Neon eller Kontrast. Varje färgglatt utseende finns också i en fullfärg-version där också kort och paneler är färgade (texten svart eller vit beroende på vilken som syns bättre). Valet är ditt eget och följer dig från enhet till enhet.
• ⤢ Bred (på en bred skärm) använder hela fönstrets bredd på alla sidor. Tavlor och pipelines är alltid i full bredd, så där syns inte knappen.
• Tvåstegsverifiering är obligatorisk för alla: utöver lösenordet, inloggningslänken eller användarnamnet anger du alltid en 6-siffrig kod från autentiseringsappen i telefonen, också i mobilappen. Utan koden kommer man inte åt uppgifterna, även om någon annan skulle känna till lösenordet. Vid första inloggningen guidar Numar dig genom ibruktagningen innan något annat visas: installera en autentiseringsapp i telefonen (t.ex. Google Authenticator, Microsoft Authenticator, 1Password eller Proton Pass), läs av QR-koden på skärmen med appen (eller skriv in nyckeln för hand, i mobilappen också Lägg till i autentiseringsappen) och ange koden som appen visar → Ta i bruk. Byte av telefon: klicka på din egen e-postadress i övre fältet → Tvåstegsverifiering… → Byt telefon eller app… och läs av den nya QR-koden med den nya telefonen; den gamla slutar fungera först när den nya fungerar. Telefonen försvann: be organisationens ägare eller huvudanvändare att nollställa din tvåstegsverifiering (Användare → personkortet → Nollställ tvåstegsverifiering), eller kontakta Numars support. Du tar den nya telefonen i bruk vid nästa inloggning. Koden godkänns inte → kontrollera att telefonens klocka visar rätt tid och ange den senaste koden.

Anvisningar för IT-konsulter

En IT-konsults vardag i Numar går i en riktning: kund → offert → uppdrag → åtgärdskort → timmar → kundens godkännande → faktura. Kundens uppgifter matas in bara en gång, och de syns i alla steg.

1. Kund och kontaktpersoner

1. Välj Försäljning → Kundregister → + Nytt företag. Ange namn, FO-nummer, stad och fakturans språk.
2. Lägg till kontaktpersoner på företagskortet, till exempel beställaren, IT-ansvarig och fakturamottagaren.
3. När kunden redan ska faktureras, ta bort krysset i Prospekt (ännu inte kund). En vunnen affär gör detta automatiskt.

2. Offert och uppdrag (beställningsvillkor)

1. Välj Offerter → + Ny offert. Skriv in rader, priser och betalningsposter. Kunden får en länk och godkänner offerten elektroniskt.
2. Av en godkänd offert eller en vunnen affär uppstår ett uppdrag: faktureringssätt, timpris, takpris, start- och slutdatum.
3. Uppdragen finns under Arbetstid → Uppdrag.

3. Kunduppdrag: projekt och åtgärdskort

Välj Projekt → Kunduppdrag → + Nytt projekt. Ett projekt är en kunds fortlöpande arbeten, och varje begäran är ett kort, till exempel Ny dator till Minna eller Uppdatering av gamla servrar.

• Nytt projekt: ange ett namn, välj Jag är leverantör, sedan kund, timpris, takpris, start och slut samt beställningsvillkor (t.ex. svarstid). Numar gör ett uppdrag för projektet, och timmarna faktureras enligt dess priser.
• Projektets övre del: parterna i färger, egna timmar, kort som väntar på kunden, kort som kan faktureras och beställningsvillkoren.
• På kortet: åtgärd, beskrivning, beställare, ansvarsperson, start- och förfallodag, uppskattning i timmar och Börjar när klart (ett kort som måste bli klart först).
• Kolumner: Ny → Påbörjad → Pågår → Klar → Rapporterad → Godkänd → Fakturerad. Dina egna kort kan du dra från en kolumn till en annan. Till kolumnen Godkänd flyttas kortet bara av kunden.
• Timmar på kortet: öppna kortet och skriv in dag, timmar och vad du gjorde (Bokför), eller använd knappen ▶ Timer. Timmarna syns också i Arbetstid.
• Vyer: Tavla, Lista och Gantt. Gantt visar korten på en tidslinje från start till förfallodag: leverantörerna i färger, försenade med röd kant, beroenden "väntar på: X", det lodräta strecket är i dag.

4. Kundens godkännande

När arbetet är gjort, öppna kortet, välj Rapportera till kunden och skriv vad som gjordes. Kundens kontaktperson ser rapporten och timmarna via en länk och trycker på Godkänn eller Återställ (och berättar vad som saknas). Godkännarens namn och tidpunkten blir kvar på kortet som bevis. Ett återsänt kort går tillbaka till kolumnen Pågår, och du får en påminnelse.

Om avtalet är "vi gör och fakturerar månadsvis" kan godkännandet kopplas bort i projektets inställningar.

5. Fakturering

1. I projektet gör Fakturera godkända ett fakturautkast i Försäljningsfakturor: bara de kort som kunden har godkänt, en rad per kort, timmar × timpris, med hänsyn till takpriset. Också Arbetstid → Uppdrag → Fakturera tar med kortens timmar först när kunden har godkänt kortet.
2. Kontrollera utkastet under Försäljningsfakturor och bekräfta fakturan. Nummer, referensnummer, PDF och e-faktura skapas samtidigt, och bokföringen görs automatiskt.
3. Betalningarna allokeras från bankkontots transaktioner. Företagskortet visar öppna och förfallna fakturor.

6. Att skaffa nya kunder

Se Anvisningar för säljare: import av prospektlistor, försäljningspipelines och försäljningsagenten.

Anvisningar för leverantörer: gemensamt projekt

I ett gemensamt projekt arbetar två eller flera leverantörer med samma kunds projekt, var och en med sin egen del. Var och en registrerar och fakturerar sina egna timmar från sitt eget Numar, och kunden ser helheten via en enda länk.

Vem ser vad

Huvudleverantör: att grunda projektet

1. Välj Kunduppdrag → + Nytt projekt. Ange namn, kund och beställningsvillkor.
2. Bjud in de andra leverantörerna under Parter → Bjud in med deras kontaktpersons e-postadress. Projektet kan också grundas av beställaren, om hen använder Numar.
3. Dela länken med kunden under Kundens länk. Kunden behöver inget användarnamn.

Inbjuden leverantör: att ansluta sig

1. Logga in i Numar och öppna Projekt → Kunduppdrag → Inbjudningar till projekt → Anslut. Välj det företag i vars namn du deltar.
2. Öppna projektets ⚙︎ Inställningar → Ditt eget företags bokföring och välj kund och timpris. På så sätt får timmarna ditt pris, och fakturan hamnar i dina Försäljningsfakturor.

Varje leverantörs vardag

1. Egna kort: gör ett kort för din egen andel. Kortet syns för alla i ditt eget företags färg. Du kan bara redigera dina egna kort; huvudleverantören kan planera kort också för andra.
2. Beroende: markera Börjar när klart på kortet. Gantt visar hela projektets tidslinje utifrån alla leverantörers kort.
3. Timmar: timern eller Bokför på kortet. De går bara till ditt eget företags Arbetstid.
4. Rapportera: när delen är klar, Rapportera till kunden och skriv vad som gjordes.
5. Godkännande: kunden trycker på Godkänn eller Återställ. Ett godkänt kort kan faktureras.
6. Fakturera: Fakturera godkända gör ett utkast i ditt eget företags Försäljningsfakturor bara av dina kort, till dina priser.

Anvisningar för säljaren

Försäljning fungerar på samma sätt som Finansiering: en lista över företag (Kundregister), pipelines med kort (Försäljningspipeline) och alla pipelines som rutor (Tavlor).

Kontakter: alla intressenter på ett ställe

• Startsida → Kontakter (tidigare kallad Kontaktuppgifter) är en enda lista över alla som företaget har att göra med: kunder och prospekt, leverantörer, investerare, personer och företagets övriga intressenter (partner, jurist, bokförare, revisor, bank, försäkringsbolag, övrig). Var och en ser bara det som hen har rätt till (t.ex. syns leverantörerna för dem som läser bokföringen eller inköpsfakturorna).
• Samma företag i flera roller är en enda rad: till exempel syns ett företag som är både kund och leverantör en gång, med märkena "kund" och "leverantör". Företag slås ihop med FO-nummer (även formerna FI12345678 och 12345678), annars med namn (Oy, Ab och skiljetecken påverkar inte); personer med e-post.
• Sök (alla ord måste hittas), rollmärken med antal och ort avgränsar listan. En rad öppnar det befintliga kortet: kundkortet, personkortet, investerarkortet, leverantörskortet eller intressentens uppgifter; om raden har flera roller frågar Numar vilket kort som ska öppnas.
• Ansvarspersoner: radens + Ansvarsperson (eller ✎) väljer vem i företaget som sköter kontakten — en eller flera, t.ex. du och en kollega. Samma företag i flera roller är en enda rad, så ansvarspersonerna är gemensamma för alla dess roller. Filtret Ansvarsperson: jag visar dina egna kontakter (även Ingen ansvarsperson eller en viss person). Välja kan försäljningens användare, bokföringens registrerare och huvudanvändaren; revisorn ser inte ansvarspersonerna. När radens ansvarspersoner inte har valts manuellt visas ägarna till korten i pipelines (med streckad linje): investerarens kort i det här företagets investerarpipelines samt kundens eller personens ägare och korten i försäljningspipelinen. Ett manuellt val ersätter dem.
• + Ny intressent lägger till till exempel bolagets jurist eller bokförare: roll, namn, FO-nummer, kontaktperson, kontaktuppgifter, adress och anteckningar. Lägga till och redigera kan försäljningens användare, bokföringens registrerare och huvudanvändaren; ta bort kan huvudanvändaren eller den som lade till. Intressenterna hittas också med Sök.
• I Kundregister och Investerare finns länken Alla kontakter →.

Kundregister: företag och personer

• Vyn Företag innehåller både prospekt och kunder. Sökningen hittar vilket ord som helst: en persons namn, FO-nummer, stad, bransch eller tagg. Esc tömmer sökningen.
• Filter: Alla / Prospekt / Kunder, tagg och källa.
• På raden företag, kontaktperson, status, kort i pipelines, källa och taggar, ansvarsperson och senaste händelse. + Lägg till i pipelinen öppnar ett nytt kort som är färdigt ifyllt för det här företaget.

Visitkort och LinkedIn med telefonen

I telefonappen (/mobiili.html, samma inloggning) finns Visitkort och LinkedIn bredvid fliken Kvitton.

1. Evenemang (valfritt): på en mässa öppnar du ⚙ Inställningar och skriver evenemangets namn, t.ex. SLUSH. Så länge det är på har alla du sparar källan SLUSH (samma syns i kundregistret, pipelinen och bland investerarna), och i fotograferingsvyn syns "Evenemang på". Av avslutar. Tidigare evenemang erbjuds färdigt.
2. Visitkort → Fotografera ett visitkort. AI läser namn, titel, företag, FO-nummer, e-post, telefonnummer och webbplats. Adressen går till anteckningarna. Bilden sparas inte.
3. LinkedIn → Fotografera en LinkedIn-QR-kod. Personen öppnar sin egen QR-kod i LinkedIn-appen (QR-ikonen i sökfältet), och du tar en bild av den. Numar läser koden i telefonen, sparar länken till profilen och gissar namnet utifrån länken. Du kan också klistra in länken.
4. Kontrollera uppgifterna och välj Vart?
   • Som kund: personen och företaget till kundregistret, och ett kort i den första kolumnen i den valda försäljningspipelinen ("Inget kort i en pipeline" om du inte vill ha ett kort).
   • Som investerare: till investerarregistret, och om du vill ett kort i den första kolumnen i den valda investerarpipelinen.
   • Bestäm senare: bara till listan Nya kontakter (Startsida → I dag).
5. Inga dubbletter: samma företag känns igen på FO-nummer eller namn, samma person på e-post eller namn. Till en befintlig läggs bara de uppgifter som saknas, och samma företag får inte ett andra öppet kort i samma pipeline.

Anteckningar: i fotograferingsvyn finns rutan Anteckning till nästa bild — skriv där vad ni pratade om, så följer den med nästa kort eller QR-kod (anteckningarna står överst i formuläret). Listan Senaste under fotograferingsvyn visar dina egna sparade kontakter med den nyaste först (plats och anteckningar syns, "Visa fler" hämtar äldre). Tryck på en rad: du kan läsa och rätta uppgifterna och anteckningarna (Spara ändringarna) eller skicka en "Bestäm senare"-kontakt som kund eller investerare. Ta bort kontakten tar bort den från listan (om den redan har lagts till som kund eller investerare blir den kvar där). Anteckningen syns också under Anteckningar på kortet i försäljnings- eller investerarpipelinen, och försäljningskortets Möten och evenemang visar posten "Träffad: …". Telefonen och kortet har samma anteckning: det som skrivits på kortet i Numar syns i telefonens Senaste-lista (när du återvänder till appen), och det som rättats i telefonen uppdateras på kortet. Om personen inte har något kort visar telefonen personens anteckningar. Om anteckningen har ändrats i Numar medan formuläret var öppet i telefonen skriver Numar inte över den utan ber dig öppna kontakten på nytt. En rättad anteckning uppdateras också för personen, i investerarregistret och för leverantören, om den inte har ändrats där. Fel bolag? Öppna kontakten i Senaste-listan och tryck på Flytta till ett annat bolag…: välj bolag (och pipeline) → Flytta. Kortet flyttas med personen, företaget, anteckningarna och tidslinjen (se Flytta ett kort); en kontakt som ännu inte skickats någonstans flyttas till det andra bolagets lista.

Allt som sparats med telefonen syns också i listan på sidan I dag. En person som lagts till i försäljningen är en lead där du är ansvarsperson. Ett nytt företag blir ett prospekt. Till försäljningen kan huvudanvändaren, bokföraren och de anställda lägga till, investerare kan huvudanvändaren och konsulterna lägga till. Under ⚙ Inställningar finns också färger (9 teman: Lila, Hav, Sol, Mint, Marinblå, Vin, Skog, Ametist, Natt), språk (Suomi / English) och utloggning.

Uppgifter med telefonen

Telefonappens flik Uppgifter är till för säljaren och finansieringsrådgivaren på språng:

• Mina uppgifter: dina egna påminnelser (Försäljning) och nästa steg på investerarkort där du är ansvarsperson, försenade och för den kommande veckan. Klar kvitterar påminnelsen. Registrera öppnar en registrering för den personen.
• Registrera en kontakt: sök personen med namn (kundens kontaktperson eller en investerare), välj Samtal, Möte, E-post eller Anteckning, skriv vad ni kom överens om och om du vill nästa steg och dag. Registreringen syns på personens tidslinje på datorn. I försäljningen blir nästa steg en påminnelse, för en investerare ersätter det kortets nästa steg.

Nya kontakter (Startsida → I dag)

Nya kontakter på sidan I dag visar de obehandlade. Öppna listan visar alla:

• Avgränsa: Obehandlade / Alla, evenemang (t.ex. SLUSH), egen lista och sökning.
• På varje rad: Som kund (frågar efter försäljningspipeline), Som partner (till kundregistret med taggen Partner, inget kort), Som investerare (frågar efter investerarpipeline), Som leverantör (till leverantörsregistret, som inköpsfakturorna känner till), Till en lista… (egen lista, t.ex. "Slush uppföljning"; en ny lista kan skapas samtidigt), Klar och Behövs inte.
• Samma person kan gå till flera ställen; på raden syns vart hen redan har gått.
• + Lägg till en kontakt sparar på datorn t.ex. någon du träffat med telefonen i handen. Ladda ner CSV exporterar de synliga raderna (t.ex. för uppföljningsmeddelanden).

Import av en stor prospektlista

1. Välj Kundregister → Importera prospekt.
2. Klistra in celler från Excel eller Google Sheets, eller välj en fil (.xlsx, .csv, .vcf, LinkedIn-export). En lista med tusentals rader går bra.
3. Numar känner igen kolumnerna utifrån rubrikerna, och du kan byta dem.
4. Ge hela listan en tagg (t.ex. Messut 2026), en källa och en ansvarsperson, och välj om du vill en pipeline.
5. Förhandsvisningen visar hur många nya företag, personer och kort det blir. Inget kommer två gånger.

Försäljningspipelines

• Överst på fliken Försäljningspipeline finns ett märke för varje pipeline. + Ny pipeline skapar en ny pipeline.
• ✏️ Redigera ändrar pipelinens namn och kolumner.
• Trafikljuset (het, varm, kall) i kortets hörn sparas direkt.
• ▤ Kompakt vy visar korten kompakt: bara namn, källans färg och trafikljus, så att många kort ryms i vyn. Knappen ändras till Utvidga vyn, som återställer korten. Valet sparas.
• Kortets färg: vanlig / temperatur färgar hela kortet enligt temperaturen: kall ljusblå, varm gul, het röd; utan val har kortet temats vanliga färg. Fungerar i alla teman, och valet sparas separat för Försäljningspipeline och investerarpipelinen.
• Ansvarsperson syns i kortets hörn som initialer (t.ex. MH), och var och en har sin egen färg. Färgerna och initialerna syns likadant för alla. Byt dem under Administration → Personer → personkort → Initialer och färg: skriv initialerna (t.ex. MH) och välj en färg. Vid färgen syns vem som redan använder den. Var och en kan byta sina egna, och den som administrerar användare kan byta vems som helst i sina egna företag.
• 💬 och en siffra längst ner på kortet visar hur många händelser (samtal, möten, meddelanden, anteckningar) det finns på kortets tidslinje.
• Vunnen → uppdrag gör en vunnen affär till ett uppdrag som timmar registreras på.
• Flytta eller kopiera… (längst ner i kortets fönster) för kortet till en annan försäljningspipeline eller investerarpipeline. Se Flytta och kopiera ett kort.

Flytta och kopiera ett kort från en pipeline till en annan

I försäljningskortets fönster och under Verktyg på investerarkortet finns Flytta eller kopiera….

1. Välj målpipeline. Listan visar de andra försäljningspipelinerna och investerarpipelinerna (investerarpipelines om du har rättigheter till finansiering; försäljningspipelines om du har redigeringsrätt till försäljning).
2. Välj Flytta (kortet lämnar den nuvarande pipelinen) eller Kopiera (kortet blir kvar även i den nuvarande pipelinen).

3. Tryck på Flytta eller Kopiera. Ett meddelande visar vad som gjordes.

   • Från en försäljningspipeline till en annan eller från en investerarpipeline till en annan: kortet hamnar i samma kolumn om målpipelinen har en sådan, annars i den första. En investerare kan finnas bara en gång i samma pipeline.
   • Från försäljningspipeline till investerarpipeline: personen blir investerare (samma e-post = samma investerare), kortet hamnar i pipelinens första kolumn och tidslinjen kopieras. Vid flytt kan du kryssa för Ta bort personen och företaget från kundregistret om de inte har något annat — om de har andra kort, offerter eller fakturor blir de kvar i registret.
   • Från investerarpipeline till försäljningspipeline: investeraren blir kontaktperson (och företag), kortet hamnar i försäljningspipelinens första kolumn och tidslinjen kopieras. Vid flytt kan du kryssa för Ta bort investeraren från investerarregistret om den inte har något annat.
   • Om personen redan fanns i målpipelinen skapas inget nytt kort. Ett vunnet kort och ett kort som har en offert eller investering kan bara kopieras.

Till ett annat företag (t.ex. om kortet hamnade i fel företag): välj i fönstrets översta fält Företag ett annat av dina företag och sedan dess pipeline. Listan visar de företag där du har redigeringsrätt till försäljning (försäljningskort) eller rättigheter till finansiering (investerarkort).

• Under Kontaktperson på försäljningskortet syns personens telefon och e-post (genom att trycka ringer du eller skriver ett meddelande, med Numars adress som dold kopia).
• Försäljningskort: kortet flyttas till det andra företagets försäljningspipeline med personen, företaget, anteckningarna, påminnelserna och tidslinjen. Om samma företag (FO-nummer eller namn) eller person (e-post eller namn) redan finns i det andra företaget kopplas kortet till dem. En kontakt som sparats med telefonen följer med. Vid flytt tas personen och prospektet bort från det gamla företaget om de inte har något annat där. Vid kopiering förblir originalet oförändrat.
• Investerarkort: kortet och dess tidslinje flyttas till det andra företagets investerarpipeline. I företag inom samma organisation är investeraren densamma. Om företaget finns i en annan organisation hämtas investeraren därifrån utifrån e-post eller namn eller kopieras dit, och den gamla investeraren tas bort om den inte har något annat.
• Ett vunnet kort och ett kort som har en offert eller investering kan föras till ett annat företag bara som kopia.

Det dagliga arbetet

• 📋 Samtalslista, Prognos, Försäljningsagent, Påminnelser och Formulär och e-post (webbformulär och registrering av e-post med dold kopia).

Automationer

Påminnelser → Automationer: "när X händer, gör Y". Börja från en färdig mall (Uppföljning av offert, Kunden öppnade offerten, Tyst kort 14 d, Lead från webbformulär, Nytt supportärende, Vunnen affär) eller gör en egen.

• Avgränsa om du vill till en pipeline och till kortets minimivärde. En automation kan göra 1–10 saker.
• Samma händelse startar automationen bara en gång (kortet får inte en andra påminnelse även om det besöker kolumnen igen).
• En påminnelse som gjorts av en automation syns med markeringen "⚙ automation". Om automationen inte lyckas går din egen sparning ändå igenom, och felet syns vid automationen.
• Tysta kort kontrolleras när någon öppnar Försäljning (en gång i timmen).

Leadaviseringar (t.ex. Yrityspörssi)

När du får ett e-postmeddelande om en ny kontakt (Yrityspörssi, ett formulär på webbplatsen, en annan tjänst) kan Numar plocka ut personen ur det.

• Vidarebefordra aviseringen till företagets Numar-adress (kirjaa+…, Formulär och e-post). Numar läser namn, e-post, telefon, FO-nummer, meddelande, annons och källa (t.ex. Yrityspörssi) ur aviseringen. Den som vidarebefordrar eller tjänsten blir inte kontaktperson.
• Eller klistra in texten: 📋 Klistra in en lead (Kundregister eller Investerare) → kontrollera fälten → välj pipeline → Spara lead.
• Leaden hamnar i den första kolumnen i den valda pipelinen: i en försäljningspipeline person, företag, kort och påminnelsen "Svara på leaden"; i en investerarpipeline investerare och kort, med nästa steg "Svara på kontakten" i dag.
• Vart vidarebefordrade går: Formulär och e-post → Styrning av inkommande leads. Numar kontrollerar i tur och ordning: pipelinens egen leadadress → regel enligt källa → standardpipeline.
• Standardpipeline: välj en försäljningspipeline eller investerarpipeline. "Automatiskt" = försäljningspipeline om den som vidarebefordrar har rättigheter till försäljning, annars den nyaste investerarpipelinen.
• Enligt källa: regeln "leads från den här källan går till den här pipelinen", t.ex. Yrityspörssi → investerarpipeline. Skriv eller välj källa (Yrityspörssi, Kauppalehti, Yrityskaupat.net, Invesdor, LinkedIn, Hilma, Tori eller företagets egna källor), välj pipeline och tryck på Lägg till regel. Stora och små bokstäver påverkar inte. Ta bort tar bort regeln, och leads från den källan går igen till standardpipelinen.
• Leadadress per pipeline: Styrning av inkommande leads → Leadadresser per pipeline → + Skapa leadadress vid pipelinen. En avisering som vidarebefordras dit går alltid till just den här pipelinen (t.ex. en adress för investerarleads, en annan för försäljningsleads). Lägg till adressen i e-postens kontakter med pipelinens namn.
• Säljteam och turordning: Försäljning → Försäljningspipeline → 👥 Team. Skapa ett team och välj dess medlemmar. Välj under "Vem nya leads går till" ett team för pipelinen eller webbformuläret: nya leads fördelas till medlemmarna i tur och ordning. En person som redan har ett öppet kort stannar hos sin ägare. En pausad medlem hoppas över. Vid varje medlem syns öppna kort och nya leads för de senaste 30 dagarna. Teamen redigeras av den som administrerar användare.
• Inkommande meddelanden: nederst på sidan Formulär och e-post visas varje meddelande som kommit till kirjaa+-adressen och vad Numar gjorde: lead (till vilken pipeline och vem), registrerat på tidslinjen, inte registrerat (och varför) eller returnerat till avsändaren (orsak, samma som i returmeddelandet). Om en lead inte finns i pipelinen, titta först här.
• En person med samma e-post kommer inte två gånger: den nya kontakten läggs till på hens tidslinje. Samma e-postmeddelande som vidarebefordrats två gånger registreras en gång.

Kundtjänst

Försäljning → Kundtjänst samlar kundernas supportärenden i en lista.

• Var ärendena kommer från:
• från supportformuläret på webbplatsen (Formulär och e-post → + Nytt formulär → Typ: Supportärende);
• per telefon eller på ett möte: registrera själv + Nytt supportärende (även från företagets kort "+ Supportärende"). Välj företag och person i listan eller skriv en ny (ett nytt företag läggs till bland Prospekt). Handläggare är den som sköter ärendet. Ett offentligt svar skickas till kunden även per e-post när utgående e-post har tagits i bruk (docs/sahkoposti-asetukset.md).
• Kundens länk: varje ärende har en egen sida (tuki.html#…). Där ser kunden dina offentliga svar och kan svara utan inloggning. Den som skickar formuläret får länken direkt på tacksidan.
• Att svara: skriv svaret och välj Skicka svar eller Svara och markera som löst. "Intern anteckning" syns bara för er. ✨ Gör ett utkast till svar gör ett AI-utkast som du kontrollerar. ✉️ Svara per e-post öppnar din egen e-post, och meddelandet får kundens länk.
• Statusen byts automatiskt: efter ditt svar "Väntar på kunden", efter kundens svar igen "Öppen". Ett löst ärende kan kunden öppna på nytt genom att svara via länken.
• Svarstid enligt brådska: brådskande 4 h, hög 1 d, normal 3 d, låg 7 d. De försenade står först i listan i rött, och Startsida påminner om dem.
• På företagets kort syns dess supportärenden. I automationerna finns händelsen "Ett nytt supportärende kommer in" (t.ex. en påminnelse om att svara).

Egna fält

• Kundregister → Företag → ⚙ Egna fält: lägg till egna datafält för företag, personer och kort i försäljningspipelinen (text, nummer, datum, val, ja eller nej, länk). Till exempel antal anställda, avtalets slutdatum eller objektets adress.
• Fälten syns i formulären under Tilläggsuppgifter. Ett obligatoriskt fält måste fyllas i innan du sparar. Värdena hittas med sökningen i Kundregister, och i listan över företag syns de två första.
• Ett fält tas inte bort utan tas ur bruk, och då bevaras de uppgifter som redan registrerats.

Produkter och prislistor

• Offerter → Produkter: produkter och tjänster som du säljer — fast pris (enhet, t.ex. st. eller m²), timarbete (€/h) eller månadsarvode (€/mån).
• 💶 Prislistor: rabatt på alla produkter och/eller ett eget pris för enskilda produkter. Kundens prislista väljs i företagets uppgifter (Prospekt → företag → Prislista).
• På offerten lägger + Från produkt… till en rad med den valda kundens pris.

YTJ, dubbletter och mål

• 🔍 YTJ i företagets formulär: skriv FO-nummer (eller namn) så hämtar Numar namn, hemort, adress, webbplats och bransch ur handelsregistret. Vid sökning med namn väljer du rätt företag i listan.
• 🔍 Dubbletter (Kundregister): Numar söker företag som har samma FO-nummer eller samma namn, och personer som har samma e-post. Slå ihop flyttar personer, kort, påminnelser, händelser och offerter till den som blir kvar och tar bort den andra. Samma sak kan göras från företagets eller personens formulär (Slå ihop med den här…). Ett företag som har fakturor, uppdrag eller timmar tas inte bort — slå ihop åt andra hållet.
• Mål (Försäljningspipeline → Prognos): månadsmål för hela företaget eller per säljare (🎯 Ställ in mål; rätt att administrera användare). Tabellen visar det vunna i förhållande till målet och i stapeln den viktade prognosen.

Leadpoäng

• Varje person får poäng 0–100: e-post och telefon kända, kontakt de senaste dagarna, kom från webbformuläret, skickade e-post, öppet kort, hett kort, företaget öppnade offerten… 60 poäng eller mer = 🔥.
• Personer: kolumnen Poäng och sorteringen "Poäng, högsta först". Personkortet visar var poängen kommer från.
• ⭐ Poängsättning (i listan Personer): redigera regler och poäng (−100…100), lägg till egna (källa, tagg, bransch, steg) eller återställ standardvärdena.
• Försäljningsagent → Ring först: de fem med högst poäng som inte har någon väntande påminnelse.

Anvisningar för finansieringsrådgivare och start-up

Vyerna finns i menyn i området Finansiering under rubriken Investerare och ägande (tidigare området Start-up-finansiering). I samma område finns också Offentlig finansiering och Planering.

Arbetsytan är ditt eget företag. Varje kundföretag får en egen investerarpipeline i arbetsytan, och alla kunder använder samma investerarregister.

1. Investerarpipeline → + Nytt kundföretag. Om kunden ännu inte har någon pipeline visar dess chip + pipeline.

2. Investerare: sökning, kolumnen I pipelines, Städa namn, Dubbletter (samma namn eller e-post två gånger → Slå ihop: kort, tidslinje och investeringar blir en; organisationens ägare kan slå ihop), Importera investerare. Numar frågar innan en investerare med samma namn läggs till på nytt.

   ✏️ Typer ändrar investerartyperna (t.ex. Seed-investerare). Du kan byta namn på en typ, ändra dess färg och ordning, lägga till en ny typ och dölja en typ som du inte längre använder. En dold typ finns kvar hos de investerare som redan har den. En typ kan tas bort bara om ingen investerare har den. Ändringen syns i alla företag i din organisation. Pipelinen uppdateras av sig själv för alla: när någon flyttar eller redigerar ett kort syns det för de andra inom en sekund utan att sidan laddas om. 3. Investerarkort: under namnet Källa (t.ex. Yrityspörssi — skriv eller välj direkt på kortet), sedan Anteckningar (allmänna anteckningar om den här investeraren i den här pipelinen; sparas när du lämnar rutan). Under dem steg, belopp, trafikljus och ansvarsperson, och sedan tre delar i tidsordning: Härnäst (kommande: nästa steg, dag och klockslag — ▾ öppnar de vanliga stegen, t.ex. Skicka pitch decken, och fyller i dagen; ett steg måste ha en dag, och det syns i Kalendern och i Uppgifter), Registrera det som hänt (redan gjort: ett samtal, ett möte, ett meddelande … hamnar på tidslinjen) och Tidslinje (vad som har hänt, nyast först; varje post visar 👤 vem hos oss som registrerade den, dvs. vem som var i kontakt och vad som avtalades). Dessutom Verktyg (e-post, WhatsApp, till kontakter, gör utkast till ett meddelande, Flytta eller kopiera… till en annan investerarpipeline eller till en försäljningspipeline — se Flytta och kopiera kort), Markera som kontrollerad och Ta bort från pipelinen. Ett kort med anteckningar visar 📝 på tavlan. Senaste kontakt är tidslinjens nyaste samtal, möte, WhatsApp-, text- eller LinkedIn-meddelande, skickat material eller skickad e-post — anteckningar, inkommande meddelanden och leadmeddelanden ändrar den inte. När du rättar dagen för en post på tidslinjen eller tar bort en post räknas dagen ut på nytt. 4. Sök i pipelinen hittar ett kort på namn, företag, e-post, källa, nästa steg och anteckningar. Enter öppnar den första träffen. 5. ✏️ Redigera ändrar pipelinens namn och kolumner. Pipelinens namn är detsamma i Tavlor, på pipelinens chip och rubrik samt för rundan på sidan Investerare: när du ändrar det på ett ställe ändras det överallt. 6. ▤ Kompakt vy (överst i pipelinen; ändras till Utvidga vyn) visar korten kompakt: bara namn, källans färg och trafikljus. Ett kort vars nästa steg är försenat får en röd kant. Valet sparas. Kortets färg: temperatur (knappen bredvid Kompakt vy) färgar korten efter temperatur: kall ljusblå, varm gul, het röd. Med trafikljuset byter du temperatur som förut.

   Tidslinje på investerarkortet: registrera ett samtal, ett möte eller ett meddelande med dag och klockslag (tomt klockslag = nu). ✏️ vid en händelse rättar typ, ämne, dag, klockslag och promemoria.

   Flytta kort: dra ett kort med musen till en annan kolumn eller upp och ner i samma kolumn (de viktigaste överst). En linje visar var kortet hamnar. På en pekskärm håller du fingret på kortet en stund och flyttar det sedan. Ordningen sparas för alla. Om korten inte rör sig och menyn Steg är grå har du läsrätt: pipelinen kan ändras av huvudanvändaren och konsulterna. 7. Trafikljus: tre staplar, blå = kall, gul = varm, röd = het. Den tända stapeln är klar, de andra dämpade. Ett klick sparas genast, ett andra klick tar bort valet. 8. Tavlor: alla pipelines och arbetstavlor som rutor. En arbetstavla har växlaren Tavla / Gantt: Gantt visar korten från start till förfallodag, färgade efter ansvarsperson. För ett kort kan du välja Börjar när klar (ett annat kort på samma tavla). 9. Arkivera och ta bort: rutans Arkivera döljer tavlan under Arkiverade (kan återställas). En arkiverad tom tavla kan tas bort för gott med knappen Ta bort: en investerarpipeline försvinner med sin runda när den saknar investerare och ägarposter; en försäljningspipeline när den saknar affärer (aldrig företagets enda); en arbetstavla när den saknar kort. 10. Dela → Kunder: kunden ser sin egen pipeline i läsläge, utan anteckningar. 11. Ägande → Konvertibla skuldebrev: varje öppet konvertibelt skuldebrev och SAFE uträknat för en runda. Ange konverteringsdag, rundans pris per aktie och aktierna före rundan (fullt utspädda, ifyllda från ägandet). Numar visar: - räntan fram till konverteringsdagen (enkel ränta, faktiska dagar / 365, från betalningsdagen); - priset med rabatt och med värderingstak (tak ÷ aktier före rundan); - det lägre priset och antalet aktier.

   Ägande före och efter visar andelarna efter konverteringen; ange också rundans nya pengar, så kommer de nya investerarna med. - Bokför räntor: räntekostnad och upplupen skuld fram till dagen (vid räkenskapsperiodens slut och före konvertering). - Konvertera till aktier: aktierna förs in i ägandet (registrera dem när handelsregistret har antecknat dem), och lånet och räntan bokförs i SVOP-fonden eller aktiekapitalet. - Bokför inbetalningen (Investeringar → konvertibelt skuldebrev eller SAFE): bankkonto / Konvertibla lån. Balansräkningen visar raden Konvertibla lån i främmande kapital (långfristigt om det förfaller om mer än 12 månader). 12. Ägande → Importera aktieägarförteckningen: för in hela ägarhistoriken på en gång, så behöver du inte registrera varje investering för hand. Välj Excel (.xlsx, alla flikar) eller CSV, eller klistra in en tabell. Numar känner igen flikarna: - Aktiebok (aktienummer, namn, emissionsdag, ändringsanteckning, antal): aktieemissioner och aktieköp. En minusrad är säljaren och en plusrad köparen samma dag. Ett upprepat nuläge (samma aktienummer på nytt) hoppas över. Aktierna från den första dagen är grundaraktier. - Teckningslista (tecknare, teckningsdag, betalningsdag, teckningspris, aktier): varje investering med belopp. Välj om aktierna är registrerade eller bara betalda. - Ägarförteckning (delägare, aktier, underteckningsdag): resultatet jämförs med den. Om du bara importerar ägarförteckningen kan du importera den som ingående läge.

   Förhandsvisningen visar vilka namn som är samma ägare (t.ex. Pauliina Kario = Pia Pauliina Kario), vilket köp som saknar dag eller part (fyll i dem) och om resultatet stämmer med ägarförteckningen. Samma post importeras aldrig två gånger, även om du importerar samma fil på nytt. Investeringar → Importer → Ångra importen tar bort hela importen. Om ägarna sparas bara namn och företagets FO-nummer: personbeteckningar, födelsedatum och adresser läses inte. 13. Ägande → Aktieköp: aktier som säljs från en ägare till en annan (säljare, köpare, dag, aktier, aktienummer). Köpeskillingen sparas inte: den är en sak mellan säljaren och köparen och hör inte till bolagets uppgifter. Bolagets antal aktier ändras inte, ägarnas andelar ändras från och med köpdagen. Numar godkänner inte ett köp där säljaren skulle sälja fler aktier än hen äger den dagen. 📄 Läs från köpebrevet: AI läser parterna, dagen och aktierna från köpebrevet (PDF eller bild) och fyller i formuläret; priset läser den inte. Kontrollera och spara. 14. Bokför teckningspriset (Investeringar → aktieemission eller grundaraktier, när beloppet är angivet): ett verifikat från bankkontot till aktiekapitalet och SVOP-fonden. Ange hur mycket som går till aktiekapitalet (enligt emissionsbeslutet; vid bildandet ofta hela beloppet) — resten går till SVOP-fonden (i ett brittiskt bolag Ordinary share capital och Share premium account). Samma post kan bokföras bara en gång; bokför den inte om inbetalningen redan har bokförts från banktransaktionen. 15. Ägande → Optioner: optionsrätter registreras som de andra (+ Registrera investering, typ Optioner) och får intjäningsvillkor: intjäningen börjar, intjäningstid i månader, cliff och teckningspris samt förfallodag. Vyn visar läget den valda dagen: beviljat, intjänat (ingenting före cliff, därefter jämnt månad för månad), utnyttjat och möjligt att utnyttja. Utnyttja… gör de utnyttjade optionerna till en aktieteckning (betald, pris = teckningspris); du kan inte utnyttja mer än vad som är intjänat och inte heller förfallna optioner. 16. Ägande → Rundkalkyl: vad en runda skulle göra med ägandet. Ange pre-money-värderingen, de nya pengarna och om du vill en ny optionspool i procent efter rundan. Numar räknar ut aktiepriset (pre-money ÷ aktierna före rundan fullt utspädda, poolen medräknad), post-money och varje ägares andel före och efter. Öppna konvertibla skuldebrev och SAFE:ar konverteras med rabatt eller värderingstak (ta bort bocken om du inte vill ha med dem). Kalkylen sparar ingenting. 17. En bokförd investering är låst: för en investering som har bokförts eller konverterats kan belopp, antal aktier, valuta, typ och ägare inte längre ändras. Rätta genom att göra en motbokning av verifikatet och registrera de rätta uppgifterna som en ny post. Ägartabellen visar optionerna som de var den valda dagen. En investerare som har en bokförd investering eller ett kort i kolumnen Closed kan inte tas bort — slå ihop dubbletter med funktionen Slå ihop. Ett kort i kolumnen Closed, eller ett kort vars investerare har en investering från rundan, kan inte tas bort från pipelinen. En motbokning av ett konvertibelt skuldebrevs konvertering gör lånet okonverterat igen, och en motbokad post kan rättas och bokföras på nytt.

Offentlig finansiering

Finansiering → Offentlig finansiering (samma uppgifter finns också i Bokföring → Projekt) håller reda på finansiering från Business Finland, livskraftscentralen (NTM-centralernas tidigare företagstjänster) och EU: finansieringsmöjligheter, ansökningar, beslut, projekttimmar, kostnader, rapporter och tidsfrister på ett ställe och med samma siffror som bokföringen och lönerna.

Numar är ett stöd för beslutsfattandet: Numar förbereder, räknar och påminner, men skickar aldrig något till finansiären. Företaget kontrollerar ansökan och rapporterna och lämnar in dem själv i finansiärens tjänst (Business Finlands e-tjänst, regionförvaltningens e-tjänst Aluehallinnon asiointipalvelu, EU:s portal Funding & Tenders).

Vyerna finns i menyn under rubriken Offentlig finansiering: Projekt (status, finansiär, period, budget, stöd, nästa tidsfrist) · Finansieringsmöjligheter · Tidsfrister · De minimis · Egna timmar. Personer med rätten Bokföring: läser och huvudanvändaren ser dem, personer med rätten Bokföring: bokför och huvudanvändaren redigerar dem. Projektets personer har en egen rättighet i projektet (Personer → Rättighet i projektet): en Användare ser projektets grunduppgifter och registrerar bara sina egna timmar; Projektets huvudanvändare ser och sköter hela projektet (grunduppgifter, personer, alla timmar, budget, kostnader, rapporter och tidsfrister), även om hen inte har bokföringsrätt. På hela företagets nivå sköts alla projekt av dem som bokför och av huvudanvändaren. Löner syns bara med lönerätt: timlönen från löneräkningen visas och räknas in i kostnaderna bara för en person med lönerätt (Löner); för andra visas personen med anteckningen i löneräkningen. En löntagare kopplas till projektet av en person med lönerätt, och en rapport med löner från löneräkningen skickas av en person med lönerätt. I en skickad rapport syns de personliga lönerna bara med lönerätt; rapporten visar summorna. Arbetstimmar per månad är 60–220 (heltid cirka 160). För en period som redan rapporterats till finansiären kan inga fler timmar registreras (öppna rapporten igen vid behov).

1. Finansieringsmöjligheter: varje finansieringsform (t.ex. Business Finland Sprint, finansiering för forskning, utveckling och pilotering, livskraftscentralens utvecklingsbidrag, EIC Accelerator) med sina villkor och en checklista utifrån företagets egna uppgifter: ✓ uppfylls, ✗ uppfylls inte, ? kontrollera själv. Numar tittar på bolagets och koncernens ålder (grundandedag — spara den här — eller första räkenskapsperioden), inbetalt eget kapital (konton 2000–2079), teamets storlek, anställda från löneräkningen, tidigare offentliga projekt och de minimis-utrymmet. Den slutliga bedömningen gör finansiären. Påbörja ansökan skapar ett projekt med finansieringsformens stödprocent och maximistöd och öppnar ansökan.
2. Ansökan: avsnitten Sammanfattning, Problem och behov, Lösning och nyhetsvärde, Marknad och kunder, Internationalisering, Team, Arbetsplan och tidtabell, Budget och finansieringsplan samt Risker. ✨ Skissa ansökan med AI skriver ett utkast utifrån projektets uppgifter, budget, personer och företagets siffror. Den fyller bara tomma avsnitt och frågar innan den ersätter din egen text. AI-texten är märkt "AI-förslag" tills du redigerar den. Kopiera för avsnittets text till finansiärens formulär, Ladda ner ansökan (PDF) gör en fil av hela utkastet.
3. Beslut → Grunduppgifter: status (idé, ansökan under arbete, ansökt, beviljad, avslagen, pågår, rapportering, avslutad), finansiärens diarienummer och beslutets nummer, datum, total budget, stödprocent och maximistöd, lönebikostnader och allmänna kostnader i procent av lönerna (Numar visar finansiärens andel för allmänna kostnader i företagets storleksklass) och arbetstimmar per månad. Allokering i bokföringen: välj ett projekt för projektet eller skapa ett med knappen + Skapa ett projekt med projektets namn. När en rad i en inköpsfaktura, ett kvitto eller ett verifikat allokeras till det här projektet i Bokföring räknas den som projektets kostnad. Avdragsgill moms är aldrig en godtagbar kostnad. Budget registreras per kostnadsslag.
4. Personer och timmar: lägg till projektets personer (en Numar-användare och / eller en löntagare från Löner) och timlön — en tom timlön tas från löneräkningen (timlön eller månadslön ÷ arbetstimmar per månad). Timmarna registreras i avsnittet Timmar eller i vyn Egna timmar när projektet är beviljat eller pågår och dagen ligger inom projektets löptid. Timrapport (PDF) gör en timlista per månad för varje person att underteckna.
5. Kostnader: välj period. Numar räknar ut lönerna (timmar × timlön), lönebikostnaderna, de allmänna kostnaderna och de allokerade inköpen, jämför dem med budgeten och visar stödet, mottagna betalningar och det som ännu inte har erhållits. Lämna utanför tar bort ett inköp från projektets kostnader (orsaken sparas), Återställ tar tillbaka det. Varningar: timlön saknas, projekt saknas, budgeten överskrids i ett kostnadsslag.
6. Rapporter: skapa ett rapportutkast för en period (kostnadsrapport, utbetalningsansökan eller slutrapport) och ladda ner bilagorna: Business Finland-kostnadsspecifikation (CSV och PDF), bilagor till livskraftscentralens utbetalningsansökan (kostnadsförteckning och lönebilaga, CSV och PDF) och EURA 2021-kostnadsförteckning (CSV — kontrollera kolumnerna mot EURA:s importmall). Skicka markerar rapporten som skickad i Numar: periodens kostnader fryses i rapporten och periodens timmar låses (🔒). Öppna igen frigör dem, Markera som godkänd sparar det belopp som finansiären godkänt. Lämna själv in rapporten i finansiärens tjänst.
7. Tidsfrister: Skapa rapporteringsschema gör mellanrapporter och utbetalningsansökningar med 3, 6 eller 12 månaders mellanrum och slutrapporten (standard 60 dagar efter att projektet slutat); lägg till enskilda tidsfrister, t.ex. en ändringsanmälan. Tidsfristerna syns i rutan I dag → Skyldigheter 14 dagar före och i rött när de är försenade samt i Kalendern (källa Offentlig finansiering); raden öppnar projektet. Betalningar: registrera förskott och betalningsposter, så visar Numar hur mycket av stödet som ännu inte har erhållits.
8. De minimis: registrera alla företagets de minimis-stöd. Numar räknar ut summan för tre år och det återstående utrymmet (högst 300 000 €, EU 2023/2831).

Projekt: arbetsplatser och uppdrag

Projekt → Alla projekt samlar allt om en arbetsplats eller ett uppdrag: inköp, kvitton, timmar, fakturor och marginal. Ett projekt är detsamma som bokföringens allokeringsprojekt (Bokföring → Allokering → Projekt), så du gör aldrig ett "projekt" på två ställen. Du ser projekten om du har läsrätt till bokföringen eller är huvudanvändare. Om du varken har Arbetstid eller Kunduppdrag finns Alla projekt under Startsida.

1. + Nytt projekt: kod och namn, kund, arbetsplatsens adress, början och slut. Prissättning: Löpande räkning (kostnader + påslag %) eller Entreprenad (fast entreprenadpris, moms 0 %). När arbetet är klart anger du datumet Färdigställt: projektet försvinner ur valen och inget pågående arbete föreslås för det.
2. Välj projektet för inköpen. Inköpsfakturor, kvitton, försäljningsfakturor och uppdrag har valet Projekt. I telefonen väljer den som fotograferar kvittot Projekt / arbetsplats först, och valet sparas till nästa kvitto. När verifikatet bokförs allokeras dess kostnads- och intäktsrader automatiskt till projektet. Du kan byta projekt senare: allokeringen följer med. Även sakgranskaren av en inköpsfaktura kan välja projektet.
3. Projektkortet (klicka på ett projekt): kostnader (material, underleveranser och tjänster, personal, övriga), fakturerat, marginal och ofakturerat material, varje verifikat med leverantörens namn (klick = öppna verifikatet), uppdragens timmar samt projekt med offentlig finansiering som hör till det.
4. Fakturera material: kryssa för de ofakturerade inköpen (eller Välj alla), kontrollera påslaget % och fakturadatumet och tryck Fakturera valda. Numar gör ett fakturautkast till kunden med en rad per inköp (t.ex. Material: K-Rauta 2.3.2026). Kontrollera och bekräfta fakturan i Försäljningsfakturor. Varje inköp faktureras bara en gång; om du tar bort utkastet kan inköpen faktureras igen.
5. Timmar: koppla ett uppdrag till projektet (Projekt → Arbetstid → uppdrag → Projekt). Uppdragets timfakturor hör då till projektet.
6. Från lagret: om företaget har Lager tar Ta från lagret… på projektkortet material till projektet, och dess värde blir en projektkostnad.
7. Offentlig finansiering: ett projekt hos Business Finland, livskraftscentralen eller EU kan höra till samma projekt. Samma inköp räknas då både till finansieringsprojektets och till projektets kostnader, men i bokföringen finns det bara en gång.
8. Bokslut → steg 3 → Pågående arbeten: kostnaderna för öppna projekt fram till räkenskapsperiodens slut är omsättningstillgångar (BokfL 5:6). Förslaget är projektets kostnader; för entreprenad högst entreprenadpriset minus det som redan fakturerats. Ändra värdet vid behov och tryck Bokför pågående arbeten: Numar bokför endast förändringen jämfört med tidigare (1520 Pågående arbeten / 3600 Förändring i pågående arbeten; kontona skapas om de saknas).

Lager

Lager är ett eget område i menyn när företaget har modulen Lager (Administration → Företag → Redigera → Moduler). Lagret behöver inga projekt: det fungerar lika bra för en butik eller grossist som för ett byggföretag. Rättigheter: Lager: ser och Lager: bokför (huvudanvändaren och bokföraren har båda, läsaren och revisorn ser; andra får dem under Administration → Personer → Rättigheter).

1. Artiklar: lägg till lagren (t.ex. Huvudlager, Paketbil; ett lager kan kopplas till ett verksamhetsställe, ett är standardlager) och artiklarna (+ Ny artikel: namn, kod, enhet, försäljningspris, inköpspris, beställningsgräns, streckkod). En artikel är samma produkt som i offerter och försäljningsfakturor, så produktregistret är ett; en befintlig produkt blir lagerartikel med Gör produkten till lagerartikel.
2. + Inleverans: lager, datum, artiklar, mängder och inköpspriser. Från en inköpsfaktura öppnar Till lagret… samma fönster.
3. − Uttag: användning, svinn, annat eller till ett projekt. Värdet av material som tas till ett projekt bokförs med ett memorialverifikat som projektets kostnad (kostnadskontot debiteras projektet / krediteras samma konto, resultatet ändras inte), så det syns på projektkortet, i kostnaderna för offentlig finansiering och i Fakturera material.
4. ⇄ Överföring: från ett lager till ett annat (t.ex. från huvudlagret till paketbilen).
5. Försäljningsfaktura: lägg till en rad med + Från en produkt…. När fakturan bekräftas lämnar lagerartiklarna standardlagret; en kreditnota för tillbaka dem.
6. Saldon: mängder per artikel (och lager), värdet till vägt medelpris (BokfL 5:6), markeringen beställ vid beställningsgränsen och ett negativt saldo i rött. Inventeringslista (PDF) och CSV för vilken dag som helst.
7. Inventering: välj lager och dag, skriv de räknade mängderna och tryck Spara räkningen. Numar bokför skillnaden.
8. Händelser: alla inleveranser, uttag, överföringar, inventeringar och försäljningar. En händelse redigeras aldrig: Ångra gör den motsatta händelsen (och bokför motverifikatet för ett uttag till projekt). En försäljningsfakturas uttag korrigeras med en kreditnota.
9. I telefonen: fliken Lager — sök en artikel och tryck Ta (också till ett projekt) eller Räkna: detta är saldot nu.
10. Bokslut → steg 3 → Lager: Numar räknar ut lagrets värde den sista dagen i räkenskapsperioden. Kontrollera det och tryck Bokför lagrets värde: endast förändringen jämfört med tidigare bokförs (1510 Material och förnödenheter / 4400 Förändring av lager; kontona skapas om de saknas).

Marginaler

Försäljning → Marginaler (även Bokföring → Marginaler) visar försäljning, kostnad och marginal i euro och procent för den valda perioden – per produkt eller per kund. Du ser den om du får se alla försäljningsfakturor eller bokföringen, är huvudanvändare eller har fått rätten Försäljningsfakturor: ser inköpspriser och marginaler (Administration → Personer → Rättigheter). Andra ser inga inköpspriser eller marginaler, inte heller när de skriver en offert.

1. Välj period (den här eller förra månaden, 12 månader, i år eller i fjol eller en egen period) och gruppering. Skickade försäljningsfakturor räknas enligt fakturadatum; kreditnotor minskar.
2. Kostnaden fastställs på fakturaraden när fakturan skickas och ändras inte efteråt: lagerartikelns vägda genomsnittspris, priset på inköpet som fakturerats med Fakturera material eller produktens inköpspris (på produktkortet). En kreditnota använder den ursprungliga fakturans kostnad.
3. Rader utan kostnad (t.ex. en fritt skriven rad utan produkt) visas i kolumnen Kostnad saknas och ändrar inte marginalprocenten.
4. Tryck på en rad för att se fakturorna och raderna; fakturanumret öppnar fakturan. Ladda ner CSV tar tabellen till ett kalkylprogram.
5. Kundkortet och produktkortet visar de senaste 12 månadernas försäljning, marginal och marginal % (Fakturor… öppnar raderna).
6. När du skriver en offert visar en rad som lagts till från en produkt sin marginal (produktens inköpspris eller lagrets genomsnittspris), och sammanställningen Marginal (produktrader). Kunden ser aldrig marginalen.

Inventarier

Inventarier visar vem som har varje maskin, verktyg, fordon eller enhet och var den finns – så att enheterna hämtas tillbaka innan de säljs eller skrotas eller när en anställning upphör. Det är ett eget område i menyn när företaget har modulen Inventarier (Administration → Företag → Redigera → Moduler). Det är bara för företagets interna bruk: rättigheterna Inventarier: ser och Inventarier: registrerar har huvudanvändaren som standard, och för andra kryssas de i Administration → Personer → Rättigheter. Revisorn och konsulten ser aldrig inventarierna, inte ens om rutorna är kryssade, och de syns inte för dem i ändringsloggen.

1. + Ny enhet: namn, id (t.ex. etikettens nummer), typ (maskin, verktyg, fordon, IT-enhet, annan) och serienummer. Registrera också små enheter som har kostnadsförts.
2. Vem har den och var: välj en person (en Numar-användare, en anställd i Löner eller En annan person eller ett annat företag…, t.ex. en underentreprenör), dagen från vilken hen har den samt ett projekt, ett lager eller en fri plats. Varje överlämning, återlämning och flytt sparas i enhetens historik.
3. Besiktning och bokföring: nästa besiktning (t.ex. periodisk besiktning av lyftanordningar eller fordonsbesiktning) och enhetens anläggningstillgång (1160) om den har aktiverats. En försenad besiktning visas i rött, en inom 30 dagar i gult.
4. Plan: Säljs eller Skrotas och dagen före vilken. Om någon har enheten flyttas den genast till listan Hämta tillbaka.
5. Hämta tillbaka visar enheterna som ska hämtas tillbaka nu: innehavarens anställning har upphört eller upphör inom 30 dagar (slutdatumet i Löner), innehavaren är inte längre användare i företaget, enheten ska säljas eller skrotas, eller dess tillgång har tagits bort ur bokföringen. Markera som återlämnad markerar den som tillbaka. På samma sida finns enheterna som är klara att säljas eller skrotas och kommande besiktningar.
6. Ta ur bruk…: Såld, Skrotad eller Försvunnen. En enhet som någon fortfarande har kan inte markeras som såld eller skrotad – hämta tillbaka den först, eller markera den som försvunnen om den inte hittas. Ta i bruk igen öppnar den på nytt.
7. Anläggningstillgångar: när Såld eller skrotad trycks för en tillgång i bokföringen varnar Numar om enheter kopplade till den fortfarande finns hos någon (bokföraren ser bara antalet, inga namn).

Styrelserapport

Startsida → Styrelserapport sammanställer månadens rapport till styrelsen med en knapptryckning. Du ser den om du har läsrätt till bokföringen eller är huvudanvändare (inte revisor).

1. Välj månad överst (standard föregående månad; ✓ = färdig rapport, • = utkast).
2. Rapporten innehåller: nyckeltal (omsättning för månaden och från räkenskapsperiodens början jämfört med föregående år, rörelseresultat, kassa och hur länge den räcker), resultaträkning (budgetjämförelse om företagets budget har gjorts för räkenskapsperioden) och ett diagram över 12 månader, kassa och finansiering från alla scenarier i Planering med kassadiagrammet, fordringar, skulder och bank, försäljningspipeline och finansieringsrundor viktade, ägande och kommande tidsfrister. En del vars siffror du inte har rätt till lämnas bort.
3. Kommentarer: skriv översikten själv eller tryck på ✨ Gör utkast till kommentarerna — AI skriver ett utkast utifrån enbart rapportens siffror. Utkastet är märkt AI-förslag tills du redigerar texten. Kontrollera alltid siffrorna och tonen innan du delar.
4. Spara sparar utkastet; utkastets siffror uppdateras när bokföringen ändras. Markera som klar låser siffrorna vid det ögonblicket. Återställ till utkast öppnar rapporten igen.
5. Ladda ner PDF gör en fil av rapporten som du kan skicka till styrelsen. Numar skickar inte rapporten själv.

Planering: kassaprognos och runway

Bokföring → Planering (samma finns också under Finansiering → Planering) visar hur länge kassan räcker och hur mycket finansiering som behövs – per scenario, utifrån bokföringens siffror, budgeten och finansieringsrundorna. Planerna bokför ingenting. Sidan syns för personer med rättigheten Bokföring: läser och för grundare (inte för revisorn), och kan redigeras av personer med rättigheten Bokföring: bokför och av grundare.

1. Kassa och räckvidd: välj ett scenario. Rutorna: Kassa nu (bank- och kassakonton i bokföringen i slutet av föregående månad, eller en ingående kassa som du angett för hand), Förbrukning per månad (genomsnittet för de tre senaste månaderna utan investeringar och lån), Runway utan ny finansiering och Runway med finansiering (hur många månader kassan hålls över kassans nedre gräns), Finansieringsbehov (hur mycket pengar som behövs för att kassan ska räcka hela prognosperioden) och vad som saknas efter den planerade finansieringen, kassans lägsta värde och Nollresultat (den första månaden med ett resultat på minst noll).
2. Diagram: den faktiska kassan som en heldragen linje, prognosen med finansiering som en streckad linje och prognosen utan ny finansiering som en prickad linje i egen färg. Punkt = finansieringen kommer in, lodrät linje = den månad då kassan går under den nedre gränsen. För muspekaren över diagrammet (eller välj diagrammet och använd piltangenterna) så ser du månadens siffror. Samma siffror finns i tabellen Månatligen, och Ladda ner CSV för över dem till ett kalkylprogram.
3. Intäkter och kostnader kommer antingen från budgeten (Bokföring → Budget; budgetens knapp Kassaprognos öppnar den här) eller från bokföringens genomsnitt för valda månader. Månader utanför budgeten räknas utifrån genomsnittet. Tillväxt % per månad och ”intäkter / kostnader % av basen” ändrar nivån. Betalningstid: hur många månader senare kunderna betalar och vi betalar leverantörerna. Öppna kundfordringar och leverantörsskulder kommer in i kassan under de första månaderna. Avskrivningar är inga kassautgifter. Momsen räknas ännu inte ut separat.
4. Finansiering hämtas automatiskt från vyn Finansiering → Ägande och från rundorna: avtalade och undertecknade investeringar i Ägande som ännu inte har betalats (i rundans slutmånad) och den del som saknas av den öppna rundans mål (i rundans slutmånad; utan datum om tre månader). Ett passerat datum visas med markeringen försenad, och pengarna antas komma in nu. + Finansiering eller post lägger till en egen post i scenariot: eget kapital, lån, bidrag, annan intäkt eller annan kostnad (t.ex. skattebetalning, anskaffning av utrustning, amortering av lån), en gång eller återkommande. Ändra i det här scenariot gör en egen uppskattning av rundan (datum och belopp) som ersätter rundan i det här scenariot.
5. Redigera antaganden: namn, typ, standardscenario, bas för intäkter och kostnader, tillväxt, nivå, betalningstider, prognosens längd (6–60 mån), kassans nedre gräns, ingående kassa och Medräknad finansiering: ingen ny finansiering, endast avtalad finansiering (avtalade investeringar och poster som markerats som säkra) eller allt planerat. Kopiera gör en kopia av scenariot med dess poster. Skapa scenarier skapar färdiga scenarier: Bas, Försiktigt (intäkter 80 %, endast avtalad finansiering) och Optimistiskt (intäkter 120 %).

6. Affärsmodell: välj en modell och ange antagandena. Fyra modeller:

   • Prenumerationsmodell (konsumenter): pris per månad, prishöjning per år, betalande kunder i början, kundbortfall (churn), kundanskaffningskostnad (CAC), marknadsföringsbudget (fast, tillväxt, % av omsättningen, övre gräns), organiska nya kunder, marknadens storlek, försäljningskostnader % och övriga fasta kostnader. Varje månad: marknadsföring ÷ CAC = nya kunder, bortfallet minskar, kunder × pris = omsättning.
   • B2B SaaS: som prenumerationsmodellen, dessutom säljare (affärer per säljare), partner (t.ex. bokföringsbyråer: partner i början, nya per månad, kunder per partner, partnerarvode), expansion (kundernas köp ökar) och en avgift för ibruktagning. Rutan Nettointäktsbehållning (NRR): över 100 % betyder att kunderna köper mer än vad som försvinner med dem som lämnar.
   • Användningsbaserad: grundavgift + användning (enheter per kund, användningens tillväxt) × enhetspris; varje enhet har en kostnad (t.ex. utrustningsägarnas andel).
   • Konsultering och projekt: fakturerande personer × arbetstimmar × debiteringsgrad × timpris + månadsavtal + underleveranser (försäljnings- och inköpspris). Rutorna visar fakturerbara timmar och omsättning per person.

   Rutorna visar kunder, månads- och årsintäkter (MRR, ARR), bruttomarginal, kundens värde (LTV), förhållandet LTV/CAC (bra är minst 3) och tiden det tar innan kundanskaffningskostnaden har betalat sig själv (bra är under 12 mån). Redigera modell → Modell byter modell, och de gemensamma siffrorna (kunder, bortfall, marknadsföring) bevaras. Skapa Försiktigt och Optimistiskt gör två scenarier av modellen med svagare och starkare antaganden. 7. Personal: planerade roller matas in för hand, importeras från Excel eller från Löner (Importera från Löner, utan namn): titel, grupp (t.ex. Försäljning, Utveckling), antal personer, månadslön, bikostnader % (standard 25 %), start- och slutmånad samt lönehöjning per år. Ovanpå bokföringens genomsnitt eller budgeten anges endast nya rekryteringar; i affärsmodellen hela personalen, även säljare och fakturerande konsulter. Kostnaderna visas per grupp och per månad, och de ingår i kassaprognosen (kolumnen ”varav personal”). 8. Känslighet: varje antagande ändras i tur och ordning med ±10, 20 eller 30 %, och Numar visar hur kassan i slutet av prognosen och runwayen förändras. I diagrammet står den största effekten överst: på de antagandena lönar det sig att lägga mest tid. 9. Rundor och företagsaffär: + Finansieringsrunda lägger till en planerad runda i scenariot: månad, pre-money (bolagets värde före de nya pengarna), pengar, optionspool % efter rundan (skapas före pengarna, så de nuvarande ägarna bär den), företräde (1 × = investeraren får först tillbaka sina pengar) och deltagande eller inte. Rundans pengar går in i scenariots kassaprognos; om du väljer en runda i Investerarpipelinen ersätter planen dess mål (samma pengar räknas inte två gånger). Numar visar aktiepriset, post-money och ägandet efter varje runda. Det nuvarande ägandet hämtas från Ägande, fullt utspätt. Exitantaganden: exitmånad och värde (multipel × årsomsättning i exitmånaden eller värde för hand), om prognosens kassa läggs till och affärens kostnader %. Vem får vad: företräden betalas först, den senaste rundan först; en icke-deltagande runda tar sitt företräde eller konverterar till aktier beroende på vilket som är mer. Tabellen visar varje ägares andel, avkastning (MOIC = erhållet ÷ investerat) och årsavkastning (IRR utifrån betalningsdatumen som bokförts i Ägande). Exitvärdets känslighet visar samma sak vid en fjärdedel, hälften, dubbla och fyrdubbla värdet vid exit. Optionerna antas vara utnyttjade. 10. Scenarier jämför alla scenarier sida vid sida: runway utan och med finansiering, kassans lägsta värde, finansieringsbehov, vad som saknas och nollresultat. 11. Import från Excel (Excel .xlsx, CSV eller HTML; filen läses i webbläsaren): - Budget: Bokföring → Budget → Importera från Excel. I tabellen är raderna konton (kontonummer eller kontots namn i kontoplanen) och kolumnerna månader (t.ex. 1/2026, tammi 2026, Jan-26 eller 2026-01). Förhandsvisningen visar konton och summor samt rader som inte importeras (summarader, okända konton) och månader utanför räkenskapsperioden. Kostnader importeras som positiva, även om de har minustecken i filen. Filens siffror ersätter samma konto- och månadssiffror; vid behov tas budgetens övriga siffror bort först. - Affärsmodellens antaganden: Redigera modell → Importera antaganden från Excel. Numar letar efter bekanta rubriker i arbetsboken (t.ex. CAC, Churn / Poistuma, ARPU / Kuukausihinta, Markkinointi % liikevaihdosta, Kiinteät kulut, Tuntihinta, Laskutusaste) och talet bredvid eller under dem; en andel som 0,06 omvandlas till procent (6). De hittade siffrorna fylls i formuläret markerade, och de kontrolleras innan du sparar. Om filen innehåller kassans nedre gräns eller ingående kassa kan de också uppdateras i scenariot. - Roller: Personal → Importera från Excel. Rubrikraden måste innehålla åtminstone Roll och Månadslön; dessutom kan den ha Grupp, Personer, Bikostnader %, Börjar, Slutar och Höjning %. En startmånad som saknas är prognosens början och bikostnader som saknas är 25 %.

Företagsuppgifter

Administration → Företag → Företagsuppgifter (även ⚙ bredvid företagets namn) samlar företagets egna uppgifter på ett ställe: Grunduppgifter (namn, bolagsform, FO-nummer, momsnummer, grundningsdatum, hemort, bransch och näringsgrenskod, webbplats, beskrivning), Kontaktuppgifter (adress, e-post, telefon) och Fakturering och bank (namn på fakturor, IBAN, BIC, e-fakturaadress och -operatör, betalningsvillkor). Samma uppgifter visas på fakturor, löneanmälningar och finansieringsansökningar. Rutan Bokföring visar bokföringens land och valuta, den aktuella räkenskapsperioden, momsstatus och om bokföringen är i testskede eller i bruk.

1. Grundningsdatum: om det inte har angetts använder Numar början av den första räkenskapsperioden (t.ex. för att räkna bolagets ålder i finansieringsansökningar) och påminner om det på sidan I dag. Ange datumet från handelsregistret.
2. 🔍 Hämta från YTJ jämför uppgifterna med handelsregistret (med FO-nummer eller namn) och visar skillnaderna: registreringsdatum, namn, bolagsform, bransch och näringsgrenskod, webbplats och adress. Kryssa för vilka som tas i bruk och tryck på Spara. Datumet i YTJ är registreringsdatumet i handelsregistret: kontrollera det om bolaget har grundats tidigare.
3. Uppgifterna ändras av dem som bokför och av huvudanvändaren; företagets namn ändras av huvudanvändaren eller organisationens ägare. Alla användare i företaget ser grunduppgifterna, bankuppgifterna ser bara de som läser bokföringen eller försäljningsfakturorna samt huvudanvändaren.
4. Fakturans utseende, logotyp, numrering och dröjsmålsräntetext finns under Administration → Inställningar → Fakturering; räkenskapsperioderna under Bokföring → Bokslut.

Inställningar

Administration → Företag → Inställningar samlar företagets inställningar på ett ställe. Du ser bara de delar som du har rättighet till:

• Fakturering: namn och kontaktuppgifter på fakturan, IBAN och BIC, e-fakturaadress, numrering, betalningsvillkor, dröjsmålsräntetext, sidfotstext och logotyp (tidigare Försäljningsfakturor → Inställningar).
• Bokföring och moms: bokföringens land och valuta, momsskyldighet, Momsperiod (månad, kvartal, år) och Redovisningsgrund (prestationsprincip eller kontantprincip). Tidigare fanns de i vyn Bokföring → Moms; där visas nu den valda perioden och en länk hit.
• Löner: arbetspensionsförsäkring, löneutbetalningsdag, kontaktuppgifter för Inkomstregistret, semesterpenningprocent; för ett brittiskt bolag PAYE-referenser och pension (tidigare Löner → Inställningar).

Från de gamla platserna (Försäljningsfakturor → Inställningar, Löner → Inställningar, Bokföring → Moms) kommer du direkt hit.

Kalender

Startsida → Kalender visar på ett ställe allt som har ett datum:

• Månad, Vecka och Lista. Dagens nummer öppnar den veckan. I listan står försenade överst.
• Ett klick öppnar saken: investerarkortet, påminnelsen, offerten, fakturan eller kortet. Ändringen syns genast i kalendern.
• Färgknapparna döljer eller visar en källa (t.ex. försäljnings- och inköpsfakturor). Valet består tills du ändrar det (i den här webbläsaren). Bara egna visar bara steg, påminnelser och kort som tilldelats dig samt dina egna anteckningar.
• Kl.: skriv t.ex. 14, 14.30 eller 1430. Bara en timme betyder jämn timme (14 = 14.00). Samma dag visas anteckningarna i tidsordning, och de utan tid kommer sist.
• För en anteckning som gäller flera dagar (t.ex. Slush) anger du Sista dag. Anteckningarna syns för alla användare i företaget; var och en kan redigera sina egna anteckningar (huvudanvändaren alla).
• Var och en ser bara det som hen har rättighet till: till exempel syns inköpsfakturor bara för dem som ser Inköpsfakturor.
• 📅 Länka kalendern ger en personlig länk som visar kalendern i Apple-, Google- eller Outlook-kalendern (uppdateras automatiskt). Med finns företagets egna anteckningar samt dina påminnelser, dina nästa steg och kort, rundornas slut och offerternas giltighet. Skapa en ny länk stänger den gamla genast.

Bokningssidor (Kalender → Bokningssidor) är en egen bokningslänk som du kan dela i e-post, i signaturen eller på webbplatsen:

1. + Ny bokningssida: ange en rubrik (t.ex. 30 min presentation), längd, dagar och klockslag, paus mellan bokningar, hur snart och hur långt framåt man kan boka.
2. Var: Zoom, Google Meet eller Teams (din egen permanenta länk), samtal eller adress. Kunden ser länken först efter att ha bokat.
3. En bokning går till: Försäljning (personen till kundregistret och en påminnelse om mötet), Till investerare (ny investerare) eller Endast kalendern.
4. Kopiera länk och dela den. Kunden väljer en ledig tid, anger namn och e-post och får en bekräftelse samt en kalenderpost (.ics). Dina egna bokningar och anteckningar med klockslag i alla företag reserverar tiden, så samma tid kan inte bokas två gånger.

5. Bokningen syns i kalendern med klockslag och i listan Kommande bokningar. Ångra frigör tiden. Kunden kan själv avboka via sin egen länk.

   Bekräftelser och påminnelser per e-post tas i bruk när Numars e-post har tagits i bruk.

Uppgifter

Startsida → Uppgifter samlar alla dina uppgifter i en lista efter datum: Försenad · I dag · I morgon · Den här veckan · Senare · Utan datum.

1. Lägg till uppgift på den översta raden: skriv, välj För vem (Till mig eller en kollega), för dig själv också var (Egna, en egen lista eller Försäljningspåminnelse), om du vill ett datum och klockslag, och tryck på Enter. Med klockslag kommer en påminnelse 15 min innan.
2. Uppgift åt någon annan: välj en kollega i fältet För vem (vem som helst som du är i samma företag med). Uppgiften syns bara för er två – i hens Uppgifter och i din lista Givna. I uppgiftens fönster finns Diskussion: hen kan fråga eller svara (”Med vilka pengar då?”), och ni båda får en avisering om meddelandet i 🔔-klockan. När hen markerar uppgiften som klar får du också en avisering om det. Bara den som gav uppgiften kan byta utförare eller ta bort uppgiften. Från investerarkortet och försäljningens affärskort (under avsnittet Härnäst) lägger + Ny uppgift till en uppgift åt dig själv eller en kollega direkt från kortet – kortet förblir öppet. I uppgiften finns länken ↗ kort, som öppnar investeraren eller affären (när du har rättighet till den). I uppgiftslistan och i uppgiftens fönster syns också vem det gäller samt hens telefonnummer och e-post: i fönstret och i telefonens vy Uppgifter ringer du genom att trycka på numret.
3. ✓ (cirkeln i början av raden) gör det som naturligt betyder ”klar” för varje sak:
   • en egen uppgift och en påminnelse markeras som klara;
   • investerarens steg bokförs på investerarens tidslinje och tas bort, så att du kan komma överens om nästa;
   • ett kort i en arbetstavla flyttas till tavlans sista kolumn;
   • ett kort i ett kunduppdrag markeras som klart.
4. Tryck på raden för att öppna saken: en egen uppgift eller påminnelse kan redigeras (datum, klockslag, lista, I dag / I morgon / Nästa vecka), övriga öppnas på sitt eget kort.
5. ⚙ Egna listor: skapa listor (t.ex. Butik, Hem, Idéer) och ge dem färg och ordning. Egna uppgifter och listor syns bara för dig, i alla företag – inte ens för företagets huvudanvändare.
6. Färgknapparna döljer eller visar en källa eller lista; valet består. Klara visar det som gjorts de senaste 30 dagarna, även steg som bokförts på investerarnas tidslinje (de ändras på investerarens kort).
7. Vems (för huvudanvändaren): Egna, Alla eller en person. En påminnelse kan flyttas till någon annan i dess fönster (För vem).

På telefonens flik Uppgifter syns samma påminnelser och steg samt egna uppgifter, som kan läggas till och kvitteras med telefonen.

Påminnelser

En påminnelse hör till en uppgift eller ett nästa steg, och den kommer till den som saken har tilldelats: påminnelsens mottagare, investerarkortets ansvarsperson eller kortets utförare.

• Påminn: välj i fönstret för uppgiften, påminnelsen eller nästa steg Ingen påminnelse, Vid tidpunkten, 15 min, 30 min, 1 h eller 1 dag innan. För en ny uppgift är standard 15 min innan. En påminnelse behöver ett klockslag; dagens uppgifter kommer på morgonen till klockan och till morgonsammandraget.
• 🔔 i övre fältet visar hur många som har blivit aktuella sedan du senast tittade. Öppna den: Nu och försenat, Senare i dag, I morgon. Ett tryck på raden tar dig direkt till saken, vid behov i ett annat företag.
• Popup: när Numar är öppet visas påminnelsen på skärmen. 🔔 → Tillåt popup-fönster visar den också när Numar är i en annan flik.
• Till telefonen: mobilappen → ⚙ Inställningar → Aviseringar → Slå på aviseringar. På iPhone måste Numar först läggas till på hemskärmen (Safaris Dela → Lägg till på hemskärmen) och öppnas därifrån.
• Morgonsammandrag per e-post på vardagsmorgnar kl. 7: försenade uppgifter och dagens uppgifter med länkar. Avsluta eller fortsätt: 🔔 → Morgonsammandrag per e-post.

Apple Påminnelser: Apple har inget öppet gränssnitt till Påminnelser, så en webbtjänst kan inte synkronisera direkt med dem. Steg och påminnelser med datum får du redan nu till Apple-kalendern med länken Kalender → 📅 Länka kalendern.

Anvisningar för företagare och bokförare

AI:n gör ett förslag och du godkänner det. Ingenting bokförs utan att en människa har godkänt det.

Momsdeklaration: Bokföring → Moms visar per period (månad, kvartal eller år) förfallodagen och en beräkning med namnen på fälten i MinSkatt: skatt på försäljning per skattesats, omvänd skatt på EU-inköp och byggtjänster, avdragsgill skatt, skatt att betala samt eurobeloppen för nollskattesats, EU-handel och byggtjänster. Beräkningen görs utifrån bokförda verifikat (momskoder) och kontrolleras mot bokföringarna på momskontona. Fyll i siffrorna i MinSkatt och välj Markera som anmäld: beräkningen sparas, momskontona (2930 och 1763) förs över till konto 2939 Moms att redovisa och perioden låses (BokfL 2:7). Startsidan påminner om en förfallodag som närmar sig. Nya momskoder: EU-varu- och tjänsteinköp, tjänsteinköp utanför EU, import samt EU-försäljning (också för försäljningsfakturor).

Kontantprincip för moms: Med valet Redovisningsgrund i momsvyn kan ett litet företag (omsättning högst 500 000 €) övergå till kontantprincipen: momsen på en faktura deklareras i siffrorna för den period då fakturan betalas; kvitton och bankbokföringar enligt bokföringsdagen. Momsen på obetalda fakturor väntar på momskontona, och momsredovisningen för bara över den deklarerade skatten. Grunden kan inte bytas mitt under ett år för vilket perioder redan har deklarerats.

Företagsform och bokslut: Bokföring → Bokslut → punkt 1 Företagsform (Ab, Abp, andelslag, Kb, Öb, enskild firma, förening, stiftelse) ändrar orden och tidsfristerna i bokslutet: den första posten i eget kapital (aktiekapital, andelskapital, kapitalinsatser, eget kapital), undertecknarna, förslaget till vinstutdelning, inkomstskatterna (enskild firma och personbolag bokför ingen samfundsskatt) samt tidsfristerna för bolagsstämman, skattedeklarationen och PRH.

Bokslutets undertecknare: välj undertecknarna på förhand under Noter och underskriftssida → + Lägg till undertecknare: välj Numar-användare (en användare i bolaget som själv undertecknar i Numar) eller skriv ett namn (t.ex. en styrelseledamot som inte använder Numar) och en roll enligt företagsformen (styrelseordförande, styrelseledamot, suppleant, verkställande direktör; Kb/Öb ansvarig bolagsman, enskild firma näringsidkare). Ordna med pilarna ↑ ↓ och ta bort med ✕. Namnen och rollerna skrivs ut som underskriftsrader på underskriftssidan, också i utkast-PDF:en. När bokslutet har upprättats visas under Underskrifter och registrering var och ens status (undertecknat i Numar, undertecknat på papper eller väntar) och t.ex. "2 / 3 undertecknade". Underteckna visas bara för den som har valts som radens Numar-användare; den som har rätt att bokföra markerar de övriga med valet Markera som undertecknat på papper. Listan kan ändras av den som har rätt att bokföra; en undertecknad rad ändras inte och tas inte bort, och efter anmälan till PRH låses listan. Om inga undertecknare har valts fungerar underskriften som tidigare (Underteckna och namn eller + Undertecknat på papper).

Bankkonton i utländsk valuta: om företaget har ett bankkonto i en annan valuta än bokföringens (t.ex. Wise USD) visas under Bokslutsposter Poster i utländsk valuta: kontots saldo i valutan, Europeiska centralbankens kurs på bokslutsdagen, värdet i bokföringen och differensen. Bokför kursdifferenser bokför differensen som kursvinst (9150) eller kursförlust (9450) med ett verifikat (BokfL 5:3); samma dag värderas inte två gånger.

Avskrivningsdifferens: om de planenliga avskrivningarna i anläggningsregistret är mindre än den maximala avskrivningen i beskattningen (maskiner och inventarier 25 % av utgiftsresten, en utgiftsrest under 1 200 € på en gång), visas under Bokslutsposter Avskrivningsdifferens per konto: utgiftsrest, maximal avskrivning, planenliga avskrivningar, ackumulerad avskrivningsdifferens och föreslagen förändring. Bokför avskrivningsdifferens bokför bokslutsdispositionen (9800 Förändring av avskrivningsdifferens / 2400 Ackumulerad avskrivningsdifferens; en minskning tvärtom). Avskrivningsdifferens bokförs inte om inga planenliga avskrivningar har bokförts för räkenskapsperioden, och en minskning är högst lika stor som räkenskapsperiodens planenliga avskrivning (BokfL 5:12, KILA 2149/2026). Ett litet företag kan också använda skatteavskrivningarna som plan, och då uppstår ingen avskrivningsdifferens.

Sammandragsdeklaration: om perioden har EU-försäljning visar den nedre delen av momsvyn sammandragsdeklarationen per månad: köparens land och momsnummer, varor och tjänster. Kreditnotor minskar beloppet för den månad då de bokförs. Numar varnar för försäljning som saknar faktura eller köparens momsnummer. Fyll i siffrorna i MinSkatt (Skatter på eget initiativ → Sammandragsdeklaration för mervärdesskatt) senast den 20 i följande månad och välj Markera som lämnad. Rättelse: Ta bort markeringen, lämna en ersättande deklaration och markera på nytt.

Kontoutdrag i XML-format: Bokföring → Bank → Importera kontoutdrag läser också finländska bankers XML-kontoutdrag (camt.053). Bokförda transaktioner tas med; en samlingspost för referensbetalningar delas upp i enskilda betalningar, och var och en har arkiveringskod, referens och meddelande. Om kontoutdragets konto inte är det valda bankkontots IBAN förhindras importen.

Reskontror: Bokföring → Reskontror visar på valt datum öppna försäljningsfakturor (kundreskontra) eller inköpsfakturor (leverantörsreskontra) per kund eller leverantör och som åldersfördelning (ej förfallen, 1–30, 31–60, 61–90, över 90 dagar). Summan jämförs med saldot på konto 1700 eller 2871 samma dag; en differens betyder bokföringar som inte är fakturor i Numar (t.ex. ingående balans). En rad öppnar fakturan.

Anläggningstillgångar: Bokföring → Anläggningstillgångar är ett register per tillgång: namn, konto (t.ex. 1160), anskaffningsdag och anskaffningsutgift samt avskrivningsplan (linjär avskrivning i år, degressiv avskrivning i % eller inga avskrivningar). Numar föreslår inköp som bokförts på konton för anläggningstillgångar till registret. Bokför avskrivningar bokför avskrivningarna fram till valt datum med ett verifikat, och samma avskrivning bokförs inte två gånger. Såld eller skrotad bokför det återstående bokföringsvärdet som kostnad. För konton som finns i registret görs inte längre något kontovis avskrivningsförslag i bokslutet.

Aktiveringar: AI:n känner igen varaktiga nyttigheter i kvitton och inköpsfakturor. En maskin, apparat eller inventarie över 1 200 € (exkl. moms) som används i över 3 år föreslås direkt på konto 1160 Maskiner och inventarier; lägg till den i registret efter bokföringen (Lägga till i registret?). Om anskaffningen redan har bokförts som kostnad flyttar Aktivera en kostnad… den till balansräkningen: Numar gör ett överföringsverifikat (tillgångskonto / kostnadskonto) och lägger till tillgången i registret; det ursprungliga verifikatet förblir oförändrat. Avskrivningsplanen är som standard kontots egen regel (maskiner och inventarier 25 % av utgiftsresten), så att likadana tillgångar skrivs av på samma sätt varje år.

Småanskaffningar: Varaktiga nyttigheter på högst 1 200 € (exkl. moms) får bokföras direkt som kostnad, sammanlagt högst 3 600 € per skatteår (NärSkL 33 §). Nyttigheter som används kortare tid än 3 år omfattas inte av gränsen. AI:n markerar småanskaffningar, och du kan också markera dem själv (Aktivera en kostnad… → Småanskaffning). Avsnittet Småanskaffningar på sidan Anläggningstillgångar visar räkenskapsperiodens summa jämfört med gränsen; rader som överskrider gränsen visas i rött, och de aktiveras med knappen Aktivera.

Varaktig nyttighet bokförd som kostnad: bokföraren kan alltid bokföra en nyttighet som AI:n har föreslagit som anläggningstillgång som kostnad (byt konto på kvittot eller fakturan innan du godkänner). Om nyttigheten överstiger 1 200 € frågar Numar direkt efter bokföringen Var det rätt att bokföra som kostnad?: Används under 3 år — som kostnad (motivering obligatorisk, t.ex. användningstid under 3 år; enligt NärSkL 33 § får en kortlivad nyttighet dras av direkt oberoende av priset), Aktivera som anläggningstillgång eller Bestäm senare. De som lämnats olösta visas i avsnittet Småanskaffningar med markeringen ska bekräftas. Motiveringen sparas i ändringsloggen, så revisorn ser den. I fönstret Aktivera en kostnad… finns knappen Som kostnad (under 3 år) för kostnadsrader över 1 200 €.

Utvecklingsutgifter: Utvecklingsutgifter… aktiverar eget utvecklingsarbete (t.ex. löner) i balansräkningen: Utvecklingsutgifter 1010 / Tillverkning för eget bruk 3950. En köpt utvecklingstjänst kan också aktiveras via Aktivera en kostnad… med typen Utvecklingsutgifter. Motivering är obligatorisk: varför utgiften sannolikt ger inkomster under kommande år (BokfL 5:8, försiktighet). Avskrivningen är linjär under den uppskattade verkningstiden, som standard 5 år, högst 10 år. Den del som står kvar i balansräkningen dras av från de utdelningsbara medlen (ABL 13:5), och noterna får en egen punkt om den.

Balansspecifikationer: Bokföring → Balansspecifikationer (BokfL 3:12) listar för varje balanskonto saldot vid räkenskapsperiodens slut, det specificerade beloppet och differensen. Kundfordringar, leverantörsskulder och anläggningsregistrets konton specificerar Numar själv (reskontror, registret). Övriga konton specificeras med rader: öppna kontot, skriv vad saldot består av (t.ex. kontoutdrag, lån, resultatreglering), lägg till en anmärkning och markera Kontrollerat — ditt namn och tidpunkten sparas. Specifikationerna för en avslutad räkenskapsperiod kan inte ändras. Ladda ner PDF gör specifikationerna för revisorn; de finns också i slutet av arkiv-PDF:en för hela räkenskapsperioden.

Periodiseringar: Bokföring → Periodiseringar: när du till exempel betalar en årsförsäkring på en gång, bokför fakturan på ett balanskonto (t.ex. 1800 Resultatregleringar (fordringar)) och gör + Ny periodisering: kostnadskonto, balanskonto, belopp, första månad och antal månader. En förskottsfakturerad intäkt fungerar på samma sätt (balanskonto t.ex. 2960, intäktskonto). Bokför periodiseringar bokför alla obokförda månader fram till valt datum med ett verifikat; samma månad bokförs inte två gånger, och den sista månaden jämnar ut avrundningen. När månader har bokförts kan periodiseringen byta namn eller avslutas, men inte ändras eller tas bort.

Allokering: Bokföring → Allokering: skapa kostnadsställen (t.ex. byggplatser, verksamhetsställen) och projekt med kod och namn. Allokera intäkts- och kostnadsrader på verifikatet: öppna verifikatet (Dagbok eller Huvudbok) och välj kostnadsställe eller projekt för raden under Allokering. Ett bokfört verifikat ändras inte — allokeringen är en separat uppgift som kan rättas senare. Rapporten visar intäkter, kostnader och resultat per objekt; oallokerade rader på en egen rad. Ladda ner CSV eller PDF.

Budget: Bokföring → Budget: + Ny budget för räkenskapsperioden — för hela företaget eller för ett kostnadsställe eller projekt, vid behov med siffrorna kopierade från en annan budget. Redigera siffror: skriv månadsbeloppen, eller årsbeloppet i kolumnen År, och då fördelas det jämnt på månaderna. Importera från Excel importerar siffrorna från en tabell (se Planering, punkt 11). Vyn jämför budgeten med utfallet ackumulerat för innevarande år (differens och utfall i %) och per månad.

Arkivkopia: Bokföring → Bokföringar → Hela räkenskapsperiodens bokföring (PDF) gör en enda fil (förteckning, kontoplan, dagbok, huvudbok, reskontror och anläggningstillgångar vid räkenskapsperiodens slut) för arkivet eller revisorn. Styrelsen och verkställande direktören godkänner förteckningen i samma vy (BokfL 2:7a, 3:7a). Hela materialet (ZIP) laddar ner allt för räkenskapsperioden på en gång: bokföringen som PDF, dagboken, huvudboken, kontoplanen, saldolistan och fakturorna som CSV-filer (öppnas i Excel) samt verifikatens bilagor namngivna enligt verifikatnummer. Materialet är ditt: du kan arkivera det, ge det till revisorn eller föra över det till en annan tjänst.

Delbetalningar (försäljningsfakturor): Beloppet under Markera som betald är på förhand fakturans öppna belopp. Ett mindre belopp bokförs som delbetalning (t.ex. förskott): fakturan har statusen Delvis betald och visar det betalda och det öppna beloppet tills hela beloppet är betalt. Kundreskontran visar den öppna delen. Betalningen bokförs bara på ett bank- eller kassakonto, och betalningsdagen kan inte vara före fakturadagen. Om betalningens verifikat motbokförs öppnas fakturan på nytt.

Försäljning av byggtjänster och EU-försäljning: försäljning av byggtjänster till en annan byggare: välj Omvänd skattskyldighet (byggbranschen) under Moms — fakturan får ingen mervärdesskatt men en anteckning om omvänd skattskyldighet (kunden ska ha ett FO-nummer). EU-försäljning (moms 0 %) kräver att kunden har ett momsregistreringsnummer i ett annat EU-land.

Inköpskrediteringar: kreditnotan står kvar i leverantörsskulderna tills den kvittas: öppna den bokförda krediteringen och välj Kvitta mot faktura… (en öppen faktura från samma leverantör — vid betalningen dras fakturan minus krediteringen från kontot) eller Pengarna återbetalda… om leverantören har betalat krediteringen till ditt konto. En bokförd eller betald inköpsfaktura kan inte tas bort, och leverantörsskulden i bokföringen ska vara lika stor som fakturans belopp. En faktura som ser ut som en dubblett kan ändå bokföras, men bara med en angiven orsak.

Moms från bankbokföringar: Momsberäkningen räknar inte längre om momsraderna i transaktioner som bokförts från banken som skattegrund. Om du redan har deklarerat en period med momstransaktioner som bokförts från banken, jämför siffrorna i momsvyn med de deklarerade och rätta vid behov i MinSkatt. Bokslutets checklista varnar om aktiebolagets eget kapital är negativt (ABL 20:23: anmälan till handelsregistret). För ett brittiskt Ltd-bolag visar vyn Bokföringar tidsfristerna i Storbritannien (Companies House, HMRC).

Motbokföringar (v89): ett verifikat kan motbokföras bara en gång, och motbokföringen kan inte dateras före det ursprungliga verifikatet. Bokföringen av en inköpsfaktura rättas från inköpsfakturan (Korrigera bokföring…). En lönekörning kan motbokföras (först betalningen av nettolönerna, sedan löneverifikatet): körningen visas med statusen Motbokad och den rättade lönekörningen görs som en ny. För samma anställd görs inte två lönespecifikationer för överlappande perioder.

Kundbetalning från banken: en kundbetalning bokförs inte direkt från banken på konto 1700. Öppna transaktionens ⋯-meny och välj Kundbetalning till en försäljningsfaktura: Numar föreslår först en faktura med samma referensnummer och bokför betalningen på fakturan (mindre belopp = delbetalning). Vid kontantprincip för moms hör skatten på en delbetalning till den period då delbetalningen har tagits emot.

Överbetalningar: om en leverantör fick för mycket betalt (t.ex. fakturan betalades två gånger och leverantören förde över den överskjutande delen till nästa faktura), bokför överbetalningen: Inköpsfakturor → Leverantörer → leverantör → + Bokför överbetalning… (belopp, datum, bankkonto och anteckning), eller välj Överbetalning till leverantör… i ⋯-menyn på en obokförd rad i Bank. Överbetalningen är en fordran på konto 1790 Överbetalningar till leverantörer. När leverantörens nästa faktura markeras som betald visar fönstret den outnyttjade överbetalningen, och Kvitta överbetalningen mot den här fakturan (förvalt) drar av den från betalningen: från banken betalas bara resten, eller ingenting om överbetalningen täcker hela fakturan. Endast överbetalningar som har uppstått senast på betalningsdagen används, den äldsta först. Om mer än fakturan betalades från banken, välj vid betalningen Mer än fakturabeloppet betalades från banken… och skriv den överskjutande delen: den bokförs med samma verifikat som leverantörens överbetalning. När leverantören betalar tillbaka pengarna, välj Markera som återbetald… på överbetalningens rad eller Leverantörs återbetalning av överbetalning… i ⋯-menyn på bankraden. I listan Leverantörer visas märket Överbetalning … €.

Kunds överbetalning: om kunden betalade mer än fakturans öppna belopp frågar Numar när betalningen bokförs (Markera som betald på försäljningsfakturan eller Kundbetalning till en försäljningsfaktura i Bank) om den överskjutande delen ska bokföras som kundens överbetalning. Överbetalningen är en skuld till kunden på konto 2895 Kunders överbetalningar. I ⋯-menyn på en bankrad kan du också bokföra hela raden som kundens överbetalning (Kunds överbetalning…) eller som en återbetalning till kunden (Återbetalning av kunds överbetalning…). Kundens nästa öppna faktura visar den outnyttjade överbetalningen och Kvitta överbetalningen mot fakturan, som bokför den som betalning av fakturan. Bokföring → Reskontror visar under leverantörs- och kundreskontran de outnyttjade överbetalningarna på valt datum och jämför dem med saldot på konto 1790 eller 2895.

Löner

Löner → Lönekörningar · Anställda · Semestrar · Rapporter · Inställningar. I ett finländskt bolag beräknas förskottsinnehållningen utifrån skattekortet, och ArPL-, arbetslöshetsförsäkrings- och sjukförsäkringsavgifterna enligt ålder; i ett brittiskt (UK) bolag PAYE, National Insurance, pension och studielån (se nedan).

1. Semestrar (semesterlagen): intjänandeåret är 1.4.–31.3.; för varje full månad (minst 14 arbetsdagar, för timavlönade 35 timmar) 2 semesterdagar, 2,5 om anställningen den 31.3. har pågått ett år. Den anställdas semesterrätt väljs i den anställdas uppgifter: semesterdagar, semesterersättning 9–11,5 % (procentregeln) eller ingen semester (företagare). Överförda semesterdagar är intjänade och outtagna dagar när lönerna flyttas till Numar. + Registrera semester registrerar en tagen eller planerad semester; semesterdagarna (mån–lör utom helgdagar, midsommar- och julafton) räknas automatiskt. Vyn visar för var och en intjänade, tagna, planerade och återstående dagar, lönen för en semesterdag (månadslön / 25 eller timlön × 7,5 h, om den inte anges) och semesterlöneskulden.
2. Till lönekörningen kommer automatiskt: den timavlönades semesterlön, semesterpenning (Inställningar → Semesterpenning % av semesterlönen, t.ex. 50 % enligt kollektivavtalet) och procentregelns semesterersättning för den period då semestern börjar; när anställningen upphör betalas outtagna dagar som semesterersättning. En månadsavlönad får sin vanliga lön under semestern.
3. Bokför semesterlöneskuld bokför lönerna, semesterpenningarna och lönebikostnaderna för outtagna semestrar som resultatregleringar (5300 / 2965 och 6190 / 2966); varje gång bara förändringen jämfört med föregående gång, så den kan göras varje månad eller i bokslutet.
4. Inkomstregistret: för en bokförd lönekörning visar Anmälan till Inkomstregistret tidsfristerna och siffrorna som ska anmälas, och Ladda ner XML-fil gör löneuppgiftsanmälningarna som en fil (skicka den i Inkomstregistrets e-tjänst under uppladdningstjänsten; filen kan innehålla alla anmälningar för lönekörningen, ingen underskrift behövs). FO-nummer och kontaktperson behövs (Inställningar). Prova den första filen i Inkomstregistrets testtjänst. Arbetsgivarens separata anmälan (sjukförsäkringsavgift) görs i e-tjänsten med det belopp som visas.
5. Lönespecifikationer till de anställda: koppla den anställda till en Numar-användare (Anställda → Numar-användare; bjud först in personen under Administration → Personer, t.ex. med rollen Anställd). Den anställda ser sina egna bokförda lönespecifikationer och semesterdagar under Startsida → Lönespecifikationer (se Lönespecifikationer) — andras löner ser hen inte. För en bokförd lönekörning öppnar Skicka lönespecifikationer ett meddelande till var och en i e-postprogrammet: ett meddelande till Numar-användare, för övriga en lönespecifikation som PDF att bifoga.
6. Rapporter: välj period och gruppering (person, verksamhetsställe, befattning eller hela personalen): bruttolöner, förskottsinnehållningar, arbetstagarens avgifter, nettolöner, skattefria ersättningar, arbetsgivarens lönebikostnader och kostnader totalt, samt per månad en jämförelse med personalkostnadskontona (5000–6499) i den valda budgeten. CSV och PDF.
7. Personalbudget: Planering → Personal → Importera från Löner gör de nuvarande anställda till planerade roller utan namn (befattning, verksamhetsställe, lön, lönebikostnader utifrån avgifterna, början och slut). Visas bara med rättigheten Löner.
8. UK-löner (brittiskt bolag, GBP): för den anställda födelsedatum, National Insurance-nummer, skattekod (t.ex. 1257L, S1257L Skottland, C1257L Wales, BR, 0T, K-koder), beräkning (kumulativ eller Month 1), NI-kategori (A, B, C, H, J, M, V, X, Z), director (NI på årsbasis), studielån (Plan 1, 2, 4, 5 och Postgraduate), workplace pension (arbetstagarens och arbetsgivarens %, qualifying earnings eller hela lönen) och föregående arbetsgivares P45. I inställningarna PAYE- och Accounts Office-referens, Employment Allowance och pensionens skattebehandling (relief at source / net pay). Lönekörningen är månatlig; skattemånaden räknas utifrån betalningsdagen (skatteår 6.4.–5.4.). Bokföring: 7000 Gross wages, 7006 Employer's NI, 7007 Employer's pension / 2210 PAYE and NI, 2220 Net wages, 2230 Pension. HMRC (FPS) visar siffrorna som anmäls med ett program som godkänts av HMRC eller med Basic PAYE Tools senast på betalningsdagen, och beloppet som ska betalas till HMRC (senast den 22); CSV. Lönespecifikationen är på engelska.
9. Kontroller (v121): en anställd kan kopplas bara till samma Numar-användare (namn eller e-post samma som på löntagarens kort), så att ingen ser någon annans lönespecifikationer. För en UK-director som utses mitt under skatteåret anges Director från och med, och då beräknas NI-gränserna för de återstående veckorna. Skattekoderna D2 och D3 är bara skotska koder (SD2, SD3). I procentregelns semesterersättning när anställningen upphör räknas också lönen för den sista månaden med. I SEPA-betalningsfilen omvandlas namn och meddelanden till bankernas teckenuppsättning (t.ex. å ä ö → a a o), IBAN-numrets längd kontrolleras per land och belopp under 0,01 € avvisas.

Bokslutshandlingar

Bokföring → Bokslut → Bokslutshandlingar (längst ner på sidan) sparar det undertecknade bokslutet och dess bilagor i Numar: balansspecifikationer, bolagsstämmans protokoll, revisionsberättelsen, PRH:s registreringskvitto och andra bilagor. Välj handlingens typ och räkenskapsperiod och sedan filerna (PDF, bild, Excel, Word, ZIP eller HTML, högst 50 MB). Tidigare år som gjorts i ett annat program sparas med valet Tidigare räkenskapsperiod… och periodens start- och slutdatum. Handlingarna sparas i 10 år från räkenskapsperiodens slut (BokfL 2:10) och kan inte tas bort före det. En felaktig fil kan tas bort inom ett dygn efter att den sparats. Namnet kan ändras med ✏️-knappen. Räkenskapsperiodens handlingar kommer också med i ZIP-filen med hela materialet (Bokföringar → Hela materialet (ZIP)).

Byte från ett annat program (Procountor, Netvisor och andra)

Uppgifterna från det gamla programmet importeras från filer: Excel (.xlsx), CSV eller HTML-rapport (t.ex. sidorna i Kitsas arkiv), ingående balans också som PDF. Exportera rapporten från det gamla programmet till en fil. Numar känner igen kolumnerna utifrån rubrikerna (finska, engelska, svenska). Om någon kolumn känns igen fel, välj rätt kolumn under Kolumner. Gör importerna i den här ordningen:

1. Kontoplan: Bokföring → Kontoplan → Importera kontoplan. Filen behöver kontonummer och namn. Om filen saknar kontotyp föreslår Numar en utifrån kontonumret (finländsk kontoplan). Du kan byta typ före importen. Numar lägger till saknade konton och visar konton vars namn eller typ skiljer sig från filen. När du byter från ett gammalt program, välj Uppdatera kontonas namn och typ enligt filen: konton som ännu inte har några bokföringar får det gamla programmets namn och typ, och de importerade bokföringarna hamnar på konton med samma innehåll som i det gamla programmet. Konton som redan har bokföringar ändras inte (BokfL 2:2).
2. Ingående balans: Bokföring → Bokslut → Ange ingående balans → Läs från fil. Välj föregående boksluts balansräkning eller saldolista. Numar fyller i formulärets fält och jämför summorna med filens rader VASTAAVAA YHTEENSÄ och VASTATTAVAA YHTEENSÄ (aktiva och passiva sammanlagt). En PDF läses med AI, och siffrorna är markerade som AI-förslag: jämför dem med utskriften. Om utskriften saknar kontonummer (officiell balansräkning) visar Numar balansräkningens rader och föreslår ett konto för var och en; byt vid behov och tryck på Fyll i formuläret. Räkenskapsperiodens vinst förs till vinst från tidigare räkenskapsperioder. Om föregående års bokslut har sparats i Bokslutshandlingar läser Läs från arkivet det direkt. Om konton saknas i kontoplanen lägger Lägg till kontona i kontoplanen och fyll i till dem. Kontrollera siffrorna och tryck på Bokför ingående balans. Ingående balans bokförs bara för den första räkenskapsperioden.
3. Årets bokföringar: Bokföring → Dagbok → Importera bokföringar. Filen behöver verifikatnummer eller datum, konto samt debet och kredit (eller en enda beloppskolumn, minus = kredit). Varje verifikat i det gamla programmet blir ett eget verifikat i Numar. Verifikatet hänvisar till det gamla programmets verifikatnummer (BokfL 2:5). Före importen visar Numar antalet verifikat, tidsintervallet, verifikat som inte balanserar (de importeras inte) och saknade konton. I Procountors dagbok står momsen bredvid posterna i egna kolumner (Kp-arvo, ALV, ALV-väh.) och verifikatnumren löper per verifikatslag (Ostolasku 61, Myyntilasku 2026006): Numar lägger skatten på egna rader (moms på försäljning på konto 2930, avdragsgill moms på inköp på konto 1763, den icke avdragsgilla delen stannar i kostnaden), och momsberäkningen för över inköpsmomsen från konto 1763 till konto 2930. Om filen har ALV % markerar Numar momskoder på verifikat där skatten står på en egen rad på ett momskonto. Om perioderna redan har deklarerats från det gamla programmet kan du lämna bort koderna. Samma verifikat importeras inte två gånger, så en avbruten import kan göras om. Tidigare importer listar importerna. Motbokför importen rättar en felaktig fil: varje verifikat får en motbokföring samma dag.

Felbokförda betalningar och hur de rättas

Ett bokfört verifikat ändras inte. Ett fel rättas med en motbokföring (verifikatet annulleras) eller ett memorialverifikat, och den rätta bokföringen görs på nytt. Båda syns kvar i Dagboken och i ändringsloggen (BokfL 2:5). Motbokföringens datum kan inte vara före det ursprungliga verifikatet, och den kan inte dateras till en låst period (t.ex. en redan deklarerad momsperiod). Samma verifikat motbokförs inte två gånger.

Tips: om du inte är säker på vilket verifikat som ska rättas, öppna fakturan eller bankraden: där finns en länk till dess bokföring (verifikatnummer), och verifikatfönstret visar bokföringskedjan.

Betalningspåminnelser och kvitton: från en betalningspåminnelse och ett inkassobrev bokförs och betalas bara avgifterna; brevets hela krav visas separat på fakturan, och den ursprungliga fakturan betalas som en egen faktura. Bokför ändå på ett kvitto frågar efter en orsak, som sparas på kvittot.

Priser för uppdrag: timpris, takpris, fast pris och månadsavgift ställs in av en person som har rättigheten Allas arbetstider och priser. Andra kan skapa ett uppdrag utan pris – då får timmarna personens eget pris. Om användarrätten för ansvarspersonen för ett formulär, en offert eller ett kort avbryts eller tas bort, går nya leads, påminnelser och kontroller av fakturautkast till den föregående ansvarspersonen eller till företagets grundare.

För bokföraren: Arbetskö visar alla företag vars bokföring du har tillgång till och vad som väntar i vart och ett.

Lönespecifikationer (anställd)

När arbetsgivaren har kopplat dig till din Numar-användare i avsnittet Löner visar Startsida → Lönespecifikationer dina egna bokförda lönespecifikationer (betalningsdag, löneperiod, brutto och netto) och dina återstående semesterdagar. Du kan öppna, skriva ut och ladda ner en lönespecifikation som PDF-fil. Lönespecifikationerna visas endast efter tvåstegsverifiering, och ingen annan än du och löneräknaren ser dem.

Anvisning för kunden (beställaren)

Kunden behöver ingen Numar-licens. Kunden arbetar via en länk eller en inbjudan och ser endast det egna företagets ärenden.

Kunden ser inte interna anteckningar, andra kunder, bokföringen eller priser som inte har visats för kunden.

Anvisningar för huvudanvändaren

Användare och rättigheter sköts under menypunkten Administration. Dess vyer finns direkt i menyn, grupperade:

Administration visas i menyn endast om du har minst två vyer där. Andra öppnar Företagsuppgifter med ⚙-knappen bredvid företagets namn.

1. + Lägg till person (Personer): bjud in med e-post, eller med användarnamn och engångslösenord. Välj roll.

   Roller: Huvudanvändare (alla rättigheter i företaget, även hantering av användare; tidigare kallad Ägare), Bokförare (bokföring, fakturor, löner, CRM, arbetstider), Anställd (CRM, uppdrag, egen arbetstid), Läsare (ser bokföringen, fakturorna och CRM), Revisor (ser bokföringen, bokslutet, inköps- och försäljningsfakturor, kvitton och ändringsloggen och kan kontrollera ändringsloggens integritet; inte löner, CRM eller investerare och ägande; inom området Finansiering endast Offentlig finansiering; ändrar ingenting) och Konsult (endast Finansiering → investerare och ägande). Ägare avser organisationens ägare. 2. Personer → Lista: sök med namn, användarnamn, e-post eller användarnummer (alla ord, i vilken ordning som helst). Filter: företag, verksamhetsställe, roll, status (Aktiva, Spärrade, Väntar dvs. inbjudna, Ingen tvåstegsverifiering, Alla) och senaste inloggning (inom 30 d, inte på 90 dagar, aldrig). Sortering efter namn, senaste inloggning eller användarnummer. Listan visar 50 personer åt gången (Nästa ›), och sökningen görs i databasen, så den fungerar även med tusentals användare. Ladda ner CSV laddar ner alla som matchar villkoren. 3. Inbjudningar: väntande inbjudningar finns i Lista-vyn med status Väntar. Samma person står på en rad, även om hen har bjudits in till flera företag. På raden: Skicka e-post, Inbjudningstext och Ångra (återkallar alla personens inbjudningar). 4. Personer → Rättigheter: vad var och en får göra i varje företag. På översta raden står området (t.ex. Inköpsfakturor, Användare) och under det rättighetens fullständiga namn (t.ex. Hantering av användare); håll muspekaren över rubriken så ser du en förklaring. Personens kolumn stannar på plats när tabellen rullas i sidled. Område visar ett område åt gången. Rollen byts i valet, och valet visar alltid den sparade rollen. 5. Moduler per företag under Organisation → Företag. 6. Händelser: vem ändrade vad, inloggningar och lösenordsbyten. 7. Lägg automatiskt till i nya företag (på personkortet, endast för ägaren): på = personen läggs till i varje nytt företag som du grundar. Av = hen behåller sina nuvarande företag, men läggs inte till i nya. 8. Ta bort från företaget: när någon slutar, ta bort hen i slutet av raden i Rättigheter-tabellen eller på personkortet. Åtkomsten till andra företag kvarstår. 9. Organisationsuppgifter (endast för ägaren): organisationens namn, ägare, antalet företag och användare samt faktureringens kontaktuppgifter (kontaktperson, e-post, telefon, referens). Numars egen prenumeration och fakturor kommer hit senare. 10. Numars underhåll (endast för administratörer, Administration → Underhåll): kundorganisationer, administratörer och schemaläggning av påminnelser. Lägg till en administratör med den e-postadress som hen loggar in i Numar med, eller ta bort en administratör. En administratör kan skapa kundorganisationer, men ser inte kundernas uppgifter om hen inte bjuds in. Den sista administratören kan inte tas bort. Testföretag och testanvändare (v135): en administratör markerar ett företag som testföretag och en testare som testanvändare (e-post eller användarnamn; bjud först in hen till testföretaget). En testanvändare loggar in utan tvåstegsverifiering, men bara i testföretag: hen kan inte läggas till i ett riktigt företag eller en organisation, och om hen ändå skulle hamna i ett, upphör undantaget genast. Riktiga användare behöver tvåstegsverifiering även i ett testföretag. Företagsväljaren visar test efter ett testföretags namn. 11. Säkerhet (v121): en inbjudan tas i bruk när den inbjudna har verifierat sin e-postadress — genom att logga in med länken som kommer till e-posten (eller med inbjudningslänken). Ett konto som skapats enbart med lösenord tar inte inbjudan i bruk. Tvåstegsverifieringen kan nollställas endast för en person vars alla företag du administrerar; om hen även hör till andra företag gör Numars support nollställningen. Organisationsägarens roll eller medlemskap kan ändras endast av ägaren själv. Revisorn ser inte kalendern, tidsbokningar, intressentgrupper eller medlemskapens ändringshistorik, och kan inte dela kalendern som prenumerationslänk eller underteckna bokslutet i Numar. 12. Bokföringens testfas (Organisation → Företag → Bokföring på företagets rad, endast för organisationens ägare): ett nytt företags bokföring är i testfas tills du markerar Tagen i bruk. - Töm bokföringen (testfas) tar bort posteringar, försäljningsfakturor, lönekörningar, momsdeklarationer, avskrivningar, periodiseringar, bokföringar av aktieemissioner och bokslut, öppnar stängda räkenskapsperioder och börjar verifikatnumreringen från början. Kvitton, inköpsfakturor och bankrader antingen bevaras obokförda (rekommenderas) eller tas bort. Kontoplanen, inställningarna, användarna, kunderna, leverantörerna, investerarna, ägarförteckningen, pipelinerna, uppgifterna och de anställda bevaras. Bekräfta genom att skriva företagets namn. Om bokföringen innehåller deklarerade momsperioder, stängda räkenskapsperioder, färdiga bokslut, bokförda lönekörningar eller skickade försäljningsfakturor ska du dessutom bekräfta att de är testbokföringar. En bokförd konvertering av ett konvertibelt skuldebrev motbokas först. Varje borttagen rad sparas i ändringsloggen. - Tagen i bruk: när den riktiga bokföringen börjar i Numar. Därefter är tömning inte möjlig, och markeringen kan inte ångras (BokfL 2:7); fel rättas med motbokningar. 13. Nollställ tvåstegsverifiering (på personkortet): när personens telefon har kommit bort. Kontrollera först identiteten, t.ex. genom att ringa. Den gamla autentiseringsappen slutar fungera, och personen tar den nya telefonen i bruk vid nästa inloggning (QR-kod och första koden). I personlistan och på kortet syns om personen redan har tvåstegsverifiering i bruk. - Ägaren nollställer vem som helst i sin organisation. Företagets huvudanvändare nollställer en vanlig medlem i sitt företag, men inte ägaren eller en annan huvudanvändare. Din egen kan du inte nollställa: byt telefon från ditt eget konto (Byt telefon eller app…), eller be en annan huvudanvändare. Numars administratör kan nollställa vem som helst (Administration → Underhåll → kundorganisationernas ägare och administratörer → Nollställ 2-steg). - Nollställningen syns i Händelser-loggen, och personen får ett meddelande om den per e-post när e-postutskicket är i bruk. Reservlösning: administratören kan också ta bort verifieringen i Supabase (Authentication → Users → personen → MFA).

Tvåstegsverifiering och ägaren: alla funktioner, även ägarens (hantering av användare, inbjudningar, företag), fungerar först när autentiseringsappens kod har angetts. Händelser-loggen visar varje områdes händelser endast för dem som har rätt till området (t.ex. löner endast med rättigheten Löner).

Vad som är klart och vad som är på väg